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オフィスのレイアウト変更を成功させるためには
オフィスのレイアウト変更を成功させるためには、オフィスの問題点・課題点を明確にすることです。レイアウト変更をする目的は、この問題点・課題点を解決できるようにすることですので、その洗い出しは徹底的に行いましょう。
そこで、日々オフィスで仕事をしている社員1人1人の意見が大切になってきます。会社の理念やビジョンなどに沿ったデザインにしたい場合、大きな枠はトップである経営陣が示すほうがいいですが、細かな仕様や機器の配置などは実際にそこで働く社員のほうが、問題点・課題点は見つけやすいです。
トップは気にならない点も、毎日利用している社員にとっては小さなストレスになっていることもあるかもしれません。大きなコストをかけてレイアウト変更をするのですから、
プチストレスもできるだけつぶせるようなオフィスにしたいですよね。
社員の立場から考えても、自分の意見が反映されたオフィスであれば仕事のモチベーションがあがって、意欲的に仕事に取り組むことができると思います。
オフィスの問題点・課題点を明確にする方法
まずは社員全員に日ごろ感じているオフィスの不満についてのアンケートを取ってみましょう。匿名で行えば、社員の正直な意見が集まるはずです。
意見が集まったら、そこから数が多い意見を優先的にレイアウト変更で解決できないかどうか検討していきます。もちろんトップの意見も数に入れて、会社全体でどう変更するのかベストなのか？どれが最優先なのか？を考えていきましょう。
レイアウト変更に採用しなかった意見についても、そのままにするのではなく、なにか別の解決方法を提示できれば、なお良いと思います。せっかく意見を出してくれた社員に対して、誠実に対応することでより信頼関係が築かれるはずです。
なぜトップダウンはおすすめしないのか
オフィスのレイアウト変更は、なぜトップダウン式はいけないのか？それは、トップと社員では見ている視点が違うからです。
たとえば、トップは「1人1人個人デスクがあったほうが仕事がはかどる」と思っていたとしても、実際に仕事をしている社員は「フリーアドレスのほうが動きやすくて便利」と感じているかもしれません。もちろん、その逆もありえますよね。
他にもトップは「オフィスは広いほうが解放感があっていいだろう」と思っていたとしても、実は社員は「広いと歩き回らないといけないから大変。もう少しフロアはコンパクトにして、倉庫や休憩スペースを広げてほしい」と思っているかもしれません。
このように、実際そこで働いている社員にしかわからないことがたくさんあります。仕事に支障が出るほどの問題ではないけれど、ちょっとしたストレスにはなっている…というようなことをボトムアップで吸い上げることで、社員全員が満足できるオフィスにすることができるでしょう。
そういった小さなニーズをキャッチするために大切なことは、社員の意見を絶対に否定しないこと。会議、アンケート、メール調査、どんな形で意見を募った場合でも、トップが一蹴してしまうとそれ以上意見が出てくることはありません。
これはボトムアップ式をやるうえでもとても重要なことですので、意識してどんな意見でも受け入れる姿勢を見せましょう。社員の意見をすべて取り入れる必要はなく、どの意見を採用するのかはトップが判断すればいいことです。
オフィスの問題点・課題点を見つけるために、とにかく多くの意見が出るように工夫しましょう。そうすることで、会社全体にとって有意義なレイアウト変更になるはずです。
トップダウンが全部ダメ！ということではない
ですが、オフィスのレイアウト変更を成功させるためには、すべてボトムアップでしましょう！ということでもありません。
ボトムアップは、社員のリアルな声を拾い上げることができるというメリットはありますが、決断のスピードが下がるというデメリットもあります。
どの会社であってもトップの人数より社員の人数のほうが多いので、大人数の意見をすべて叶えるようにしようとすると、いつまでたってもレイアウト変更は進みません。
ですので、何かを選ぶ、2つの意見を融合させるなど、誰かの決断が必要な時は、トップが責任をもって行いましょう。決断まで社員に任せてしまうと、トラブルのもとになります。
オフィスのレイアウト変更は、煩雑な手順も多く、デザイナー・業者選び、スケジュール管理、予算の見積もりなど、スピーディーに行わなければいけないことも多くあります。このような手順は、トップダウン式で決定したほうが、混乱せずに進めていけるでしょう。
会社の未来予想図を一番はっきりと描けているのは、トップである経営陣です。レイアウト変更によって、会社をどう変化させていきたいのか、今後のビジョンをどう進めていくのかなど、トップにしかわからないこともあります。
そのような全体像や大枠の部分はトップがしっかりと示して、そこからずれることのない範囲で、社員の意見を取り入れていきましょう。そうすることで、トップも社員も満足できるオフィスに作り上げていくことができます。
すべてトップダウン式、すべてボトムアップ式というような形ではなく、両方の良いところを生かして、レイアウト変更を進めていくことが理想です。
トップダウンとボトムアップをうまく使いこなそう
どの工程をトップダウン式でするのか、ボトムアップ式でするのかをよく検討して進めていくと、社員全員が納得できるオフィスを作ることができるでしょう。
スピーディーに進めたいところ（業者選び、スケジュール管理、費用見積もりなど）はトップダウン式で素早く決断、しっかり意見を吸い上げて慎重に進めていきたいところ（オフィスの問題点・課題点の洗い出し、デザイン決めなど）はボトムアップ式でじっくり決断、というようなスタンスがベストです！
オフィスは、社員にとって1日の大半を過ごす場所です。できるだけ快適に仕事をしてもらうためにも、トップダウン式の一方的なレイアウト変更ではなく、ボトムアップ式も取り入れて意見を幅広く聞くことで「一緒に会社をつくっている」という意識が生まれるはずです。
普段社員とざっくばらんに話す機会がない、といった経営者様は、ぜひレイアウト以外の仕事についても意見を聞いてみてはいかがでしょうか？このレイアウト変更を機に、社員と交流することで思いがけない発見や改善点なども見つかるかもしれません。
オフィスのレイアウト変更は、トップダウン式だけでもボトムアップ式だけでも成功しません。各工程に合わせて、臨機応変に２つの方法を組み合わせることで、素敵なオフィスを作っていきましょう！
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