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Q：移転プロジェクトの担当者を誰に任せればいいでしょうか？
A：オフィス移転プロジェクトに関わるスタッフには、マネジメント力とリサーチ力が要求されます。
主に、以下4つが期待される役割です。
・社内において、職種や部門の違う複数の人間の意見を収集
・新オフィスの立地や大きさ、レイアウトにおける項目、内容の取捨選択と優先順位の取り決め
・施工業者と頻繁なやり取り
・個々の社員に対応したスケジュール調整
こうしたポイントを見極めて、役割を最適な社員やスタッフに任命しましょう。
また、プロジェクトチームにはバックアップも必要です。
予算折衝などのシーンでは、幹部の方が出席されることもあるでしょう。
幹部のサポートがあることで、移転プロジェクトチームがのびのびと活動できます。
Q：オフィス移転プロジェクトの具体的なスケジュールがつかめていません
A：日程をベースに具体的にいつまでに何をするべきか、ご紹介しましょう。
オフィス移転において重要な日程は以下の6つのタイミングです。
それぞれに着手すべき内容を書き出しましたので、ご活用ください。
・現オフィス解約の6ヶ月前：解約予告
・現オフィス解約の6ヶ月前頃：移転計画の作成と物件選定
・現オフィス解約の3ヶ月前：新規物件契約、内装工事業者確定
・現オフィス解約の2ヶ月前：内装工事発注、電話回線とインターネットの回線敷設依頼、複合機やコピー機などを発注
・現オフィス解約の1ヶ月半前頃：顧客やビジネスパートナー向けに移転通知発送
・現オフィス解約の1ヶ月前：新オフィス移転、始動。現オフィスの原状回復工事開始
・現オフィス解約当日：現オフィス賃貸契約終了、鍵の受け渡し
移転の半年前から具体的な作業が始まります。
新しいオフィス物件を探し始めることから考えると、1年前を目処に少しずつ話を進めていくと、焦らずに計画をたてることができるのではないでしょうか。
Q：予算の立て方を教えてください
A：まずはオフィス移転に際して、想定すべき費用をご紹介しましょう。
・新オフィス向けの敷金：物件契約賃料の6ヶ月分から12か月分が目安となります。オーナー様によって設定金額が異なりますので、きちんと確認しましょう。
・内装工事と電気配線工事の費用：シンプルに収めれば坪当たり30万円から40万円台/坪でおさめることができるとも言われていますが、昨今の物価高・人件費高騰などで年々コストがかさんできています。
大切なことは、予算と見比べながら慎重に検討することです。コストを抑えたい場合には、来客の頻度なども考慮にいれて、壁の装飾や会社のロゴの仕様、エントランスなどを必要性に見合ったものにすることをおすすめします。
・引越費用：どれだけの設備や什器を移転するかによって金額が変わってきます。
使い続けるものが多ければ多いほど、移動に必要なトラックの台数は増えるために費用がかさみます。
古いものを使い続けることはエコですが、その分引越費用がかさむことも考慮に入れておきましょう。
・オフィス家具費用：引越費用と同様、現在使っているものをどの程度使い続けるかによって差が出ます。
デスクやチェアなど新しく導入する際には、オフィス家具買取専門業者をあたってみましょう。
ただ処分するのではなく売却できるので、移転費用全体の圧縮が可能です。
・原状回復費用：どのようにオフィスを使ってきたかによって変わってきます。きれいに使ってきたつもりでも、意外と長年の汚れは溜まってしまっているものです。
コスト削減を意識しすぎるあまり、以前に払った敷金が返ってこないようでは本末転倒です。しっかりと回復してくれる施工業者に依頼することをおすすめします。
それでは、オフィス移転担当者の悩みを解決する、とっておきのポイントをご紹介しましょう。
現状の問題点の洗い出し方
現状のオフィスの使い勝手の悪いところというものは、移転先の新オフィスでは解消したいところでしょう。
ただし、オフィスのフロアや什器の使用感は人それぞれ。各スタッフが日々感じている悩みを汲むことは、なかなか難しい作業です。
スタッフの感じる問題点の洗い出しは、アンケートやフォームの利用が便利ですが、1回で終わらせず断続的に情報収集することをおすすめします。
複数回聞くことで、問題点がくっきりとしてきます。聞かれる側に負担を感じさせないよう、情報収集の方法は工夫したいところです。
社員の数が多い場合には、各フロアの代表もしくは数名のスタッフから精査して、直接話を聞いてみてもいいでしょう。
1on1ミーティングのような形で話を聞くことで、各エリアや各部門のリアルな声を聞くことができます。
課題点を上げる際には、現状で満足しているポイントを集めることも重要になります。
この作業を怠ってしまうと、今までの良かった点を新オフィスに引き継ぐことができず、スタッフの新オフィスへの期待感がしぼんでしまうことになりかねません。
自社に適した物件の探し方
基本的な探し方は、仲介会社を使い、定期的に新物件の情報に触れておくことです。
一般的にオフィスと言っても、その中身は多様で、同一の物件はほぼ存在しないと言えます。
移転プロジェクトが発足してから短期間で探そうにも、アクセス、オフィス規模、オフィスビルの外観などを吟味していくと、新オフィスのイメージにピッタリの物件に巡り合うことは、なかなか難しいと言えるでしょう。
またオフィスの賃料に関しては、相場観というものもあります。
駅からの距離やフロアの広さなどで基準値をつかむことができれば、複数のオフィスの比較もしやすくなります。
仲介業者の探し方は、基本的には電話でのコンタクトがおすすめです。
業者によって強みが異なるので、希望のエリアと条件を伝えて、提案される物件の違いに着目し、最適なパートナーを見つけることをおすすめします。
コーディネート会社やデザイン事務所にプロジェクト管理を依頼する
実際にオフィス物件を探す、移転までのスケジュールを組む、施工業者と打ち合わせするなど、移転プロジェクトメンバーの負担は決して低いものではありません。
日常業務に加えてプロジェクトの関わる仕事も発生するため、どうしてもバタバタとしてしまいがちです。
こういった際には、ワンストップサービスで対応してくれる、コーディネート会社やデザイン事務所にプロジェクト進行を任せるのも一つの手法です。
移転プロジェクト発足時に、コーディネート会社やデザイン事務所と打ち合わせを行い、オフィスの現状と新オフィスに期待することを細かく伝えましょう。
まとめ
いかがでしたか？今回はオフィス移転における「悩み」に注目して記事をまとめました。
オフィス移転プロジェクトは、通常業務からはかけ離れた作業が多くなりがちで、スタッフの負担も増えてしまいます。
社内全体で移転の機運をつくりだし、お互いに助け合えるような雰囲気作りが重要と言えます。
ただ、そういったこともオフィス規模が大きければ大きいほど難しくなってしまうことも事実です。
ミライズワークスでは、これまで多くのオフィス移転を手掛けており、あなたの会社にピッタリのソリューションを提案することが可能です。
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