オフィス移転は、単なる引っ越しではなく、企業の成長戦略に関わる重要な施策です。
オフィスを移転することで得られるメリットは、業務効率化やコスト削減、企業のイメージアップ、優秀な人材の確保などがあり、新規事業の立ち上げや従業員の増加によって移転する企業も少なくありません。
その反面で、デメリットもあるため、本格的にオフィスの移転を考えるときはメリット・デメリットの両方をあらかじめ把握しておく必要があります。
そこで今回の記事では、オフィス移転のメリットやデメリットをご紹介したうえで、いかにデメリットを減らせるかについても解説します。
最後には移転成功の重要なポイントも解説するので、ぜひ自社のオフィス移転のご参考にしてください。
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オフィス移転のメリットとは
＜オフィス移転6つのメリット＞
オフィス移転には、下記のような6つのメリットがあります。
①環境が新しくなる
②コミュニケーションの活性化
③経費の削減
④アクセス性の向上
⑤企業のブランドイメージ向上
⑥優秀な人材の確保
それではそれぞれについて細かく見ていきましょう。
環境が新しくなる
オフィス移転のメリットの1つに、オフィス環境が新しくなることがあげられます。
新しいオフィスは、従業員や顧客に今までとは異なった環境を提供し、新たな活力やモチベーションアップに繋がります。
環境が変化することで、新たなアイデアを生み出す可能性もあります。
コミュニケーションの活性化
オフィス作りを行う上で課題を調査すると、「従業員同士のコミュニケーション」を課題としてあげる企業も多くあります。
現状の課題を把握した上で、オフィス移転の計画をすることでコミュニケーションの活性化に繋げることができます。
例えば、フリーアドレスやABWを採用し、それに適したレイアウトにすることで、従業員同士のコミュニケーションが偶発的に生まれてコミュニケーションを活性化できる場合もあります。
経費の削減
今ではテレワークやリモートワークという言葉も定着し、実際に導入している企業も増えてきました。
オフィスにも変化があり、いままでは社員全員の席数を確保する必要がありましたが、出社率にあわせた席数や大きなスペースが必要ではなくなるケースもあります。
そのような場合は、賃料の安いオフィスやオフィスを縮小移転することで経費が削減出来ることもあります。
オフィスの規模が小さくなることで、立地やオフィスビルのグレードなど選択肢が増える可能性もあり、より費用対効果の高い場所への移転も考えられます。
アクセス性の向上
オフィスを移転する場合、場所の選定も非常に重要です。社員にとってはもちろんのことですが、来社が多い企業の場合は顧客にとっても便利な場所に移転することも大切です。アクセス性が向上し、コミュニケーションや業務の効率化が図れる場合があります。
オフィスの所在地が課題となっている場合は、オフィス移転や新規開設のタイミングでしか解消することができない為、大幅なメリットと言えるでしょう。
企業のブランドイメージ向上
時代と共にオフィスに求めることは、企業によって多様化しています。そのひとつに企業のブランドイメージ向上があげられます。
オフィス移転を行うことで、より良いロケーションやデザイン性のあるオフィスをつくり、企業のブランドイメージを向上させ、ビジネスの信頼性や魅力を高めることができます。
優秀な人材の確保
求職者が、就職先や転職先を選ぶ際、オフィス環境は重要な選択肢の１つとなります。
「アクセス性の向上」や「企業のブランドイメージ向上」でもお話したように、オフィスの所在地によって企業イメージが良くなることがあります。
利便性が良い場所、人によって憧れを持つ場所に移転すれば、求職者を多く集められる可能性が高くなります。
また、デザイン性の高いオフィスやオフィス内の設備や環境が整っていれば、「この企業で働きたい」と多くの方に思ってもらえるのではないでしょうか。
ロケーションが良く、眺望がきれいなオフィス、遊び心のあるフリースペースや、リラックスできるカフェスタイルの休憩室やスペースなど、働きやすい環境を整えている企業も増えてきています。
オフィス移転のデメリット
＜オフィス移転の5つのデメリット＞
オフィス移転にかかる費用
オフィス移転には、規模によっては多額の費用がかかる場合があります。
一般的にオフィス移転にかかる費用のイメージは、新しいオフィスの内装工事やオフィス家具の購入をイメージします。しかし、移転をするには引っ越し作業やオフィスを契約する際の不動産仲介手数料がかかります。その他には、いままで使用していたオフィスの原状回復工事の費用なども必要です。
さらに細かい所まで考えると、新たな備品の購入や不要なものの廃棄費用などもかかります。
移転する前には、どれくらいの費用がかかるのか資金計画を立てておくことが大切です。
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社員への負担がかかる
新規開設とは異なりオフィス移転では、既存の社員が行う作業も発生します。
ファシリティマネジメントの担当者や部署があれば別ですが、多くの企業では本来の通常業務と兼任して、移転計画や作業を進めることになるため、一時的に社員への負担は発生します。また、移転計画や作業に直接関わらない社員であっても引っ越し作業時には、身の回りの荷物を移動したり、わずかな時間であっても業務が停止することが考えられます。
スムーズな移転計画や作業を行うには、事前にしっかりとしたスケジュールを策定し、必要な人員を確保することが大切です。
たくさんのオフィス移転を担当した経験や知識を持っている業者を選ぶことで社員への負担を減らすことも可能です。
従業員から不満が出ることも
オフィス移転で快適さやデザイン性が向上するとしても、やはり従業員にとっては新しい環境に適応する必要があり、不安やストレスを感じることがあります。
多くの場合は、オフィスにおける課題をレイアウトやデザイン・新たな什器で解決していくのですが、慣れ親しんだ環境が変わることは少なからずストレスが発生します。
また、オフィス周辺のコンビニや飲食店の有無がモチベーションの維持に重要なポイントになることもあるため、店舗の少ない場所への移転の場合、不満に感じる社員もいるでしょう。
一方的な移転計画にならないように、社員に周知をしたり進捗状況を共有するなどして不満につながらないように対策することも大切なポイントです。
顧客への影響
オフィスの移転により、社内の運用や環境が変化することで、従業員が慣れず顧客へのサービス提供が一時的に影響を受ける場合があり、顧客満足度の低下を招く恐れがあります。
特に気をつけておきたいのは、通信やネットワーク関連です。多くの企業が通信やネットワークを利用して業務を行っているため、移転した後に「メールが送れない」「顧客情報を管理しているシステムが閲覧できない」なんてことがおきてしまうとせっかくのオフィス移転も台無しなってしまいます。
引っ越し前の最終確認はもちろんのこと、移転前からの従業員への周知や、移転後のサポート体制なども整えておくことが大切です。
立地による影響
企業が求める条件や地域などによって移転先は必ずしも駅前などの好立地な場所とは限りません。
移転先によっては、従業員や顧客のアクセス性が悪化する場合があります。
交通の利便性が悪くなると、従業員のモチベーションや来社の多い企業によっては、顧客満足度にも影響する恐れがあります。
オフィスの移転先を選定する際は、社員の通勤時間や周辺環境などを考慮して場所を決めることも重要です。
オフィス移転のデメリットを軽減するには？
オフィス移転を検討する際には、さまざまなメリットとデメリットがあります。特にデメリットの部分は少しでも減らしておきたいですよね。しかし会社員として働いていても、何度もオフィス移転を経験することも少なく、ましてやプロジェクトメンバーとして関わる経験は更に少ないと考えられます。デメリットを減らすためには正しい知識を得ることが大切です。知識を得るためには下記の方法が考えられます。
●オフィス移転の経験者に相談
●インターネットで検索
●オフィス移転を行っている業者に相談
オフィス移転の経験者に相談
オフィス移転を複数回行っていれば話は別ですが、多くの場合は移転時の情報と最新の情報とは異なる可能性が高いため、注意が必要です。
インターネットで検索
オフィス移転に関連する業者がコラムなどで情報提供をしていることもあり、最新の情報を手に入れることも可能です。
しかし、オフィスは企業によって様々なので情報が自社に該当するとも限りません。特に1番難しいのが、デメリットにも記載した「費用」に関する情報です。どのようなオフィスを作るかで費用が大きく変わるので細かな費用までは検索で知ることは出来ません。
オフィス移転を行っている業者に相談
一番オススメはこの「オフィス移転を行っている業者に相談」です。最新の情報はもちろん、デメリットに対しても知見があるので早い段階から相談しておけば適切な意見を聞くことが可能です。重要なのにわかりにくい費用に関しても、相談しておくことでイメージとの剥離を防ぐことが出来ます。
オフィス移転を成功させる7つのポイント
せっかくオフィスを移転するなら社員全員が満足するようにしたいですよね。
ここではオフィス移転を成功させる『7つのポイント』を紹介していきます。
目的･目標を明確化し計画を立てる
オフィス移転の目標や優先事項を明確にして、計画をしっかりと立てることがポイントです。計画を立てる際にプロジェクトに関わるメンバーは、移転のスケジュール・予算・必要なリソースなどを決済を行う責任者へあらかじめ確認をとり進めます。
「事業拡大のために業務スペースを広げる」「リモートワーク導入に伴い縮小移転を行う」など目的を決めておくと物件選びやオフィスデザインにも一貫性を持て、問題発生の可能性を下げることができます。
オフィス移転の目的や目標が複数ある場合は、優先順位を決めておくことも大切です。
チームを組織する
プロジェクトチームを組織し、オフィス移転作業を担当する責任者を社内で選任します。
一般的にプロジェクトチームは、総務部をはじめ、様々な観点から問題を解決できるよう異なる部門や関係者からの代表者で構成されることも多くあります。
リソースや目的に合わせて選任すると良いでしょう。
コミュニケーションを重視する
オフィス移転に関する情報を全ての関係者に明確に伝え、移転の進捗状況や変更点について定期的にコミュニケーションを取るようにしましょう。
従業員とのコミュニケーションを重視し、移転に対する理解と協力を得ることが重要です。
ただし、プロジェクトメンバーが多い場合、全員の意見が合致しないといったこともあるため、プロジェクトリーダーを決めておくことも大切です。
リスクを減らすための対策をする
あらかじめ移転に伴うリスクを考えて対策をする事もポイントです。
例えば、移転中のデータの損失やシステムが停止している間などのリスクに対して、バックアップや予備の対策を準備します
ニーズにあった環境を整備
企業の一方的なオフィス移転にならないよう、新しいオフィスの環境整備にも注意を払います。
現状の課題を明確にしておき、従業員のニーズに合わせたオフィスデザインや設備の整備を行い、新しい環境での業務効率や従業員の満足度を高めることが重要です。
新しい働き方を定着させる
オフィス移転後は、新しい働き方を社員に定着・浸透させる施策が必要です。
具体的には、経営者から改めてオフィス移転の意義と新しい働き方のビジョンなどについてのメッセージを発信したり、オフィスの運用ルールを決めて共有したりする事があげられます。
また、移転して終わりではなく、移転後に気付く事も多々あります定期的なオフィスの見直しや、改善を実施する事も大切です。
オフィス移転の事例
株式会社インターナショナルエアーカーゴーシステムインク 大阪営業所様（大阪府）
「気品のある高級感」と「航空機のようなダイナミックさと洗練さ」をコンセプトにデザインしたエントランス。
大理石を思わせる石目調のクロスが壁一面に広がり、洗練された空間が広がります。
航空機の尾翼をイメージしたダイナミックなデザインは、同社の国際空港貨物事業を象徴し、訪れる人々に圧倒的な存在感を放ちます。
移転をすることで、空間を最初から作り上げられるメリットがあるので、大胆なデザインのエントランス作りも可能になります。
株式会社英俊社様（大阪府）
来社した際に最初に目にするエントランスの床面には、優しいカラーが心地良い木目の床タイルを採用。
会社サインが設置されている、エントランス正面のホワイトの壁と相性がよく観葉植物が似合うナチュラルな雰囲気がエントランから感じられます。
壁に合わせて会議室の扉もホワイトに統一する事で、すっきりとした印象を与えてくれます。
株式会社ゲームスタジオ 京都オフィス様
京都から発信するにふさわしいオフィスとして、『京都の伝統と調和』をコンセプトといたしました。
京都の街並みのような和を感じる木目を利用した落ち着きのあるデザインです。
天井や床、壁のクロスも徹底的にこだわった空間デザインです。
まとめ
オフィス移転は、業務の効率化・生産性の向上・採用強化・経費削減・リモートワーク促進など、様々な理由で行われます。
移転前から移転後まで、時間と労力もかかり簡単ではありませんが、職場環境の改善だけでなく、社員のワークライフバランスを向上させる事などにも繋がり、得られるメリットはたくさんあります。
オフィス移転をスムーズに進めるためには、専門的な知識を持ったオフィス移転業者に依頼することをおすすめします。
ミライズワークスではお客様のご要望を実現する為に、初回の打合せからお客様と一緒に計画をたてて完工までオフィスに関する全てをサポートしております。
東京・大阪でオフィス移転をご検討の際はお気軽にご相談ください。
