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在宅勤務やリモートワーク・テレワークが増えてきている中でも、オフィスの価値は見直されています。
オフィスの拡大や縮小など様々なかたちでオフィスの移転は行われていますが、大型のオフィス家具やPCなどの精密機器などもあり自分たちで引越しを行うのはとても大変です。
しかし、実際にオフィス移転を進めようと考えてもサポートをしてくれる業者の選び方がわからないプロジェクト担当者も多いと思います。
そこで、スムーズなオフィス移転を実現するために、最適な業者の選び方を解説します。
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オフィスの移転は引越しとどう違う
オフィスの移転は、いま使用しているオフィスとは別の物件を契約してオフィスの機能を移すことをいいます。
もちろんオフィスデザインやレイアウト設計を業者に依頼する必要もありますし、内装工事のほか新しいオフィス家具を設置する必要もあります。
引越しは、既存のオフィスから新しいオフィスに荷物を移動することを指すので、オフィス移転の一部が「引越し」といえます。
いわゆる「引越し業者」だと移転時の搬出入だけを行っていることが多いので、内装工事が必要なのかなどを考えて正しい業者選びが必要です。
オフィス移転を業者に依頼するメリットとは
多くの場合、オフィス移転はただ荷物を引越しするだけでは完了できません。
たとえデザインにこだわらなくても、間仕切りの位置はどこにするか、デスクのレイアウトはどうすべきかなど考えることが多くあります。
オフィス移転を業者に依頼するメリットは大きく2つ考えられます。
・移転に関する窓口を1本化出来るので手間が省ける
・専門業者ならではのアドバイスがもらえる
それぞれについて詳しく解説します。
窓口の1本化
ひと言でオフィス移転といっても、「内装工事」「間仕切工事」「電気工事」「通信工事」「引越作業」など各工事を行う業者との対応が発生します。
もし自分たちでオフィス移転を行う場合は、通常の業務を行いながら各業者と連絡をとる必要があるためとても労力が必要です。
オフィス移転の専門業者に依頼した場合は、窓口を1本化できるため、各業者と個別で連絡する必要がなくなりスムーズにオフィス移転が進むように工程の管理なども全て任せることできます。
専門業者のアドバイス
専門業者は豊富なオフィス移転の経験から、適切なアドバイスをおこなうことができます。
社内にどのような周知をおこない、引越し準備を進めるのかなどわからないことがあればすぐに確認できたり、費用をおさえた提案が出来るのも専門業者ならではかもしれません。
オフィス移転業者の最適な選び方のポイント3選
オフィス移転をサポートしている業者は数多くあり、担当者はどこに依頼をすればいいのか迷ってしまいます。
そこで最適な業者の選び方を簡単に3つ紹介します。
・複数の業者に見積を依頼する
・価格だけで判断しない
・施工実績を確認する
複数の業者に見積を依頼する
オフィス移転を依頼する際は、1社だけに絞らず複数の業者に見積を依頼することが大切です。
1社だけでは、金額が適正なのか判断が難しいだけではなく、必要な項目が不足していて追加で請求が発生してしまうことも考えられます。
また複数の見積を見比べることで不要な項目がないかなども確認することができます。
価格だけで判断しない
予算の関係で、より安価な業者に依頼をしたいと考えることも多いと思います。
しかし見積の費用が安価でもその後に追加費用が発生しないとも限りません。
価格だけではなくオフィス移転の提案内容で安心してお任せ出来る業者を選ぶことが大切です。
施工実績を確認する
業者選びをする際には、ホームページなどで実際に行った施工実績を確認することが大切です。
オフィス移転で実現したいデザインやレイアウトと同じような施工実績がある業者であれば、理想通りのオフィス作りを実現することが可能です。
しかし、業者によってはデザインをほとんど行わず、簡単な間仕切りを設置するだけで費用を抑えている業者もあるので、自分たちの目的にあっているかを確認することをおすすめします。
オフィス移転業者に依頼する時の注意点とは
オフィス移転を業者に依頼する際は、下記の2つのポイントに注意してください。
見積の項目や金額を確認する
見積書は、複数を見比べながら項目や金額を確認して、項目に不足がないかなどを確認しましょう。
後から金額が大きく変わってしまっては、計画していた予算を越えてしまったり、予算内に収めるための変更が必要になることもあります。
また、見積の段階で別途になっている項目があれば、どの程度金額が増える可能性があるのかを確認しておくとトラブルを未然に防ぐことが可能です。
自社の課題に対応してくれる業者かどうか
オフィス移転時は、現オフィスの課題を解決する絶好のチャンスです。
課題をヒアリングした上で、解決策を提示してくれる業者であれば満足のいくオフィス移転をすることができます。
ただ解決策を提示してくれるだけではなく、提案をしながら最後まで自社に寄り添ってくれる業者を選ぶことが大切です。
ミライズワークスでは、お客様の課題に真摯に向き合い、プラスαの提案を行いながらオフィス作りを行っています。
オフィスの移転事例 3選
ミライズワークスがお手伝いしたオフィス移転事例から一部を紹介します。
ミライズワークスでは、初回のヒアリングから完工まで窓口を1本化して専任の担当者が対応しており、お客様の課題を解決するオフィスデザインやレイアウト設計をお手伝いしています。
株式会社三松様（東京都）
コーポレートイメージに合わせてエレガントをテーマに気品のある空間をエントランスにデザインしました。
フェイクグリーンを上部のボックスに配置することで立体感のあるとても印象的なエントランスに仕上がっています。
サングローブ株式会社 大阪支社様（大阪府）
エントランスは企業のブランディング向上や採用の強化を目的としたデザイン性あふれる空間です。
エントランスから執務スペースに続く通路に光の演出を施し、来客者に驚きを与えるデザインです。
AGCグラスプロダクツ株式会社様（大阪府）
エントランス正面に使用している内装ガラス材は、同社の商品です。
ガラス素材ならではの美しい光沢が空間を美しく彩るだけではなく、企業ブランディングの効果も得られています。
応接室にも同社の内装ガラス材を使用しているので、ぜひ施工事例をご覧ください。
最後に
実際にオフィス移転のプロジェクト担当者になっても、どのようなサポートをしてくれる業者を選んで進めてよいかわからない場合が多くあります。
スムーズなオフィス移転を実現するためには、事前の準備と正しい知識をもって、失敗しない業者を選ぶことが大切です。
また、繁忙期は思っていたスケジュールで進まない事も考えられるので、なるべく早い段階からサポートをしている業者に連絡することが大切です。
ミライズワークスでは、お客様の課題に寄り添ったオフィス作りをご提案いたします。
東京・大阪でオフィス移転をお考えの皆様は、まずはお気軽にご相談ください。
