目次
オフィス移転で必要な家具の手配方法とは
オフィス移転をする時に家具はもちろん必要です。
オフィス家具の手配は主に下記のような3つのパターンが考えられます。
・新規購入
・既存流用
・リース
それでは、3つのパターンについてそれぞれ解説していきます。
新規購入
新規購入は、新しいオフィスに合わせてオフィス家具を一新します。
メリット
オフィスデザインに合わせて新たに選定をすることが出来るため、働き方にフィットしたオフィス家具を採用できたり、色やデザインに統一感が生まれより美しい空間を作り出すことが可能です。
また、従業員のモチベーションの向上や、社内コミュニティの活性化、作業効率のアップなど様々な相乗効果も見込めます。
デメリット
全てを新規にする費用と既存のオフィス家具を廃棄する費用の両方がかかるため、まとまった予算を準備する必要があります。
その他にも、新しい家具への慣れによる一時的な業務効率低下などもデメリットとして挙げられます。
既存流用
既存流用は、現在のオフィスで利用しているオフィス家具を新しいオフィスでも利用する方法です。
メリット
新規でオフィス家具を購入するよりも、引越しで移動する方が金額が安く済むため、コスト削減には一番効果的です。
また、違和感なくスムーズに新しい環境で利用しやすいなどが挙げられます。
デメリット
既存のオフィス家具を意識してオフィスのデザインをする必要があります。オフィスのデザインを優先させることも可能ですが、その場合は空間に統一感が生まれにくいので注意が必要です。また、オフィスが新しくなったことで、オフィス家具の経年劣化が目立ち美観を損なうことも考えられます。
リース
リースは自社でオフィス家具を所有せず、必要なアイテムを月単位や年単位の期間を決めて借りる方法です。
メリット
リースを利用することで、オフィス家具を導入する初期費用が抑えられます。契約の内容によってはメンテナンスも含まれているので、万が一のトラブルも安心して任せることが可能です。
デメリット
契約期間中は、不要になった場合でもすぐに解約することが出来ません。解約が出来ても違約金が規定されていることがほとんどです。
また、リースを行っている会社によって取り扱っているメーカーが異なっているため好みのメーカーやデザインを選べないこともあります。
新規購入をする時の3つのポイント
ここでは、理想的なオフィス作りのために、オフィス家具を新規で購入する時に押さえておきたい3つのポイントを紹介します。
新しいオフィスでの働き方に合ったサイズ
働き方によってデスクなど最適なサイズは異なります。例えば、以前はデスクトップパソコンが主流だったので、執務デスクの奥行きは70cmが一般的でしたが、近年はノートパソコンが主流になり、更にペーパーレス化も進んだことで、奥行きが60cmのものも多く流通しています。奥行きが10cm減るだけで、執務空間にゆとりが生まれ、より快適な執務空間となります。このように働き方は時代とともに変化していきますので、オフィス移転をきっかけに今の時代にあった什器を選び直すのも良いかもしれません。
コストとグレードのバランス
オフィスチェア1つとっても非常に多くの商品があり、価格も機能も様々です。予算に応じて、どのオフィス家具にコストをかけ、どの部分を抑えるかはサイズと同様に実際の働き方を考えて選択する必要があります。一般的に使用頻度が高いオフィスチェアは、できるだけ機能性の高いものを選び、あまり機能性に差のない収納庫やデスクはその分抑えめにするという傾向があります。また外回りが多く、ほとんど執務室内でのデスクワークがなかったり、テレワーク中心で出社率が低くあまりオフィスが利用されない場合はコストを抑えた商品を選択する事も考えられます。コミュニケーションの場としての機能を充実させたい場合は、リフレッシュスペースやMTGブースにコストをかけ、それ以外のものは抑えることも1つの方法です。
デザイン性
オフィス家具を選ぶ時はカラーも重要です。それぞれを単体で見て決めていくと、実際に全てが揃った時にカラーがバラバラで落ち着かないといったことにもなりかねません。壁や床のカラーやオフィス全体のイメージを考慮して、全体のバランスを考えて選ぶことが重要になります。近年は、働き方も多様になり、多くのメーカーから住宅の家具のような商品も多く販売されています。作りたい空間に合わせて選択肢の一つとして検討するのも良いかもしれません。その他、実際にショールームで商品の現物をみたり、チェアの座り心地を体験してみるのもおすすめです。
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新規購入と既存流用を合わせて利用する
オフィスを移転する前に、一部のオフィス家具だけ買い替えたり、追加しているケースはよくあります。全て廃棄して新規購入にしてしまうのはとてももったいないので、既存流用と新規購入を合わせて利用することがおすすめです。
ここからは、新規購入と既存流用を合わせて利用する場合の3つのポイントについて解説します。
コストの比較
既存流用する場合は、オフィス家具そのものにコストは掛かりませんが、移転先への引越し費用がかかります。大きなオフィス家具については、解体や再組み立ても必要になり、作業員の人件費もかかることになるので、実は新規で購入したほうが安くなることもあります。
もちろん、新規で購入した場合にも配送料や組立費用などの諸経費が意外とかかりますので注意が必要です。特に、ほしいオフィス家具が複数のメーカーにまたがっている場合、メーカー単位で輸送費や組立費などの諸経費がかかり割高になってしまうこともあるので、この点についても注意をしてコストの比較をすることが重要です。
サイズと仕様の確認
移転先のオフィスに収まるサイズかどうかはレイアウト設計の段階でわかるのですが、あわせて引越時の搬出入で移転先のエレベーターを使って搬入できるのかも、事前に確認する必要があります。エレベーターに乗らない場合でも、非常階段から手作業で運びいれることも可能なケースもありますが、その場合は人件費がかかりますので割高になってしまいます。また、購入時オフィス内で組み立てた什器には、一度解体すると再組み立てができず移設できないケースもあるので、注意が必要です。
在庫の確認
意外と忘れがちなのが、在庫状況の確認です。席数増席による移転の場合、執務デスクとチェアを流用して足りない数を新規で購入するケースが多くあります。そんな時に既存の什器が既に廃番になっていることもあります。後継機種があれば代用ができますが、ない場合は、型番違いで類似什器を選定するか、全て新規購入して揃えるかになりますので、早い段階で什器の在庫を確認しておく必要があります。
また、什器によっては受注生産や海外生産のものもあり、発注してから納品まで時間がかかることもあり、引越までに間に合わないケースもあります。
また、既に廃番となっている商品でどうしても揃えたいといったケースもあります。そんなときには中古のオフィス家具を探すことで、調達できることもありますので、取扱のある業者に問い合わせをしてみることをおすすめします。
不要なオフィス家具について
オフィス移転時の不要なオフィス家具は、廃棄や買取を依頼する事が一般的です。
それぞれの特徴や注意点について紹介します。
廃棄する
不要となったオフィス家具を廃棄するには、専門の業者に依頼する必要があります。
廃棄にかかる費用は、家具の種類、量、処理方法、また業者によっても異なります。一般的には、以下の要素によって費用が決まります。
家具の種類
・大型家具の方が小型家具よりも高価になる
・重量のある家具も高価になる
家具の量
・廃棄する家具の量が多いほど、費用が高くなる
処理方法
・リサイクル可能な家具は、処分費用が安くなる
・データ消去が必要な家具は、費用が高くなる
買取を依頼する
不要になったオフィス家具を買い取ってもらうことは、廃棄費用を節約できる有効な手段の一つです。しかしすべてのオフィス家具が買い取ってもらえるわけではありません。一般的に、以下の条件を満たす家具であれば、買い取り対象となる可能性が高いです。
・目立った傷や汚れがなく動作にも問題がない
・比較的新しい商品で製造から5年以内程度の家具
・知名度や需要の高いメーカー・ブランドの家具
様々な業者が買取を行っているので、1社だけではなく複数の業者に相談して見積をとってみることも良いでしょう。
居抜き物件とし借主を探す
現オフィスを居抜き物件としてオフィス家具を込みで、次の借り主に借りてもらう方法もあります。そうすることで、廃棄費用だけでなく原状回復の費用も削減することができます。しかし条件に合った次の借り主さんを探すことは難しいので一つの可能性として探ってみるのも良いかもしれません。
オフィス家具の流用事例
ミライズワークスの東京オフィスを移転した際は、以前の会議室で使用していたテーブルとチェアは新しいオフィスに流用しました。
会議室のデザインは、以前と異なりますがもともとシンプルなオフィス家具だったため、デザイン性を損なうことなく流用することができています。
まとめ
オフィス移転は、オフィス家具を見直して働きやすい環境を作り出すにはとてもよいタイミングです。
新規購入や既存流用などそれぞれの特徴を把握することが、よりよいオフィス作りにつながります。
実際にはオフィス移転の一部としてオフィス家具の見直しを行なうことが一般的なので信頼できる専門業者に相談することをおすすめします。
ミライズワークスでは、オフィス移転の窓口を1本化できるプロジェクトマネジメントをおこなっているので、オフィス家具の見直しも含めて是非ご相談ください。
