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オフィスの原状回復とは？
原状回復とは、「借りていたオフィスを入居時の状態に戻す」ことを指します。 住居用のマンションなどを賃貸する場合、内装を大きく変更して利用することは多くありません。一方、オフィスの場合は、企業が理想とする内装デザインを実現するために、壁紙や床材を変更することが多くみられます。また、間仕切りを設置して会議室などの空間を確保することも一般的です。 このような入居時に行った工事は全て「原状回復」の対象となり、撤去や入居時と同等の内装に戻す必要があります。 この元の状態に戻す工事を「原状回復工事」と呼んでいます。
原状回復の工事内容について
原状回復工事の具体的な内容は、オフィスの規模や入居時に行なった内装工事の程度により異なりますが、一般的には以下のような作業が含まれます。
壁や床の補修
入居時に、デザインを変更するため、壁紙やタイルカーペットを貼り変えている場合は、元の状態に戻す必要があります。
また、直接壁や床の仕様を変更していない場合でも、パーティションを設置するために工事を行っている場合は原状回復の対象となります。
照明設備の交換・撤去
オフィスデザインに合わせて元々の照明器具以外に、ダウンライトやペンダントライトの追加を行っているケースはよくあることです。もちろん後から設置した照明器具は、全て撤去する必要があります。また、既存の照明器具を撤去している場合も、元の状態に戻さなければなりません。
間仕切りの撤去
企業のニーズに合わせた内装デザインの一環として、オフィス内にアルミパーテーションやスチールパーティションなどの間仕切りを設置することは一般的です。原状回復時には、これらの間仕切りを撤去し、元のオープンスペースに戻す作業が行われます。
電気工事と配線の整理
オフィスには、PCを初めとする多くのOA機器が存在し、配線が複雑になりがちです。退去時には、これらの配線を整理し、使用しない配線を撤去します。また、追加した配線をもとに戻すための電気工事も必要です。
オフィス全体のクリーニング
最後に、オフィス全体の総合クリーニングが行われます。これは、窓ガラスの清掃、ドアノブやスイッチの拭き取りなど、細部にわたる清掃が含まれます。
オフィスの原状回復での費用
オフィスの原状回復工事の費用は、様々な要因によって変動します。
入居時の状態から内装工事や間仕切工事などで大きく変更している場合は、原状回復工事を行う箇所が増えるため一般的に費用が高額になります。
ここでは、費用の目安や費用を抑えるためのポイントについて解説していきます。
費用の目安
原状回復費用は一般的に、オフィスの規模や状態によって異なりますが、坪あたり2万円から10万円程度と言われています。例えば、100坪のオフィスの場合、200万円から1000万円の費用が発生する可能性があります。
大規模なオフィスになると、工事を行う箇所が増えるため一般的に坪単価が高くなる傾向です。
費用を抑えるためのポイント
費用を抑えるために以下のようなポイントがありますので紹介していきます。
入居前に「賃貸借契約書」をよく確認する
契約時に原状回復の範囲を明確にしておくことは重要です。同時に、内装工事の範囲を適切に設定することで、将来の原状回復費用を抑える方法があります。ただし、過度に制限を設けると、魅力に乏しい、機能性の低いオフィス空間になってしまう可能性があります。そのため、予算と快適性のバランスを考慮しつつ、不動産オーナーや専門家と十分に相談することが大切です。これにより、従業員の生産性を維持しながら、将来の費用負担を最適化することができます。
退去が決まったら、早めに貸主や不動産会社に相談する
スケジュールや費用、工事内容について事前にしっかりと打ち合わせを行いましょう。ビルによっては、原状回復工事の業者が指定されている場合もありますが、自分たちで選んだ業者に工事を依頼できる場合もあります。また、原則として指定業者しか選べない場合でも、交渉によって他の業者で工事を進められるケースもあるので、確認と交渉を積極的に行うことが重要です。
原状回復コンサルティング会社に相談する
原状回復工事は多くの場合、賃貸物件の所有者が指定する業者による工事（いわゆるB工事）となるため、提示された見積金額をそのまま支払うことになりがちです。 しかし、専門的な知識がないと、見積書に不要な項目が含まれていたり、金額が相場より高額になっていても気づきにくいケースが多々あります。そのため、原状回復コンサルティング会社に相談することも、費用を抑える有効な手段の1つとなります。 原状回復コンサルティング会社は、多くの場合、直接指定業者と減額交渉を行ってくれます。また、完全成功報酬型のサービスを提供する会社もあり、そのような場合は減額に成功しなかった際も追加費用が発生しないため、リスクを最小限に抑えられます。
原状回復の流れについて
オフィスの原状回復は、計画的に進めることが重要です。スケジュールをしっかりと組み立てることで、無駄なコストや時間の浪費を防ぎ、スムーズに業務を移行することができます。以下では、一般的なオフィスの原状回復の流れについて解説します。
契約内容の確認
原状回復の範囲や必要な手続きを契約書で確認します。特に、ビルオーナーや管理会社が指定する業者の有無や、工事内容の詳細を明確にしておくことが重要です。
現地調査と見積もり依頼
契約書の内容によって指定業者または、自分たちで手配した業者に現地調査を依頼し、見積を取得します。複数の見積があればこの時点で大まかな予算感をつかむことができます。
また、契約書の内容では指定業者となっている場合も、工事の内容や交渉次第では、自分たちで手配した業者で工事が可能な場合もあります。
工事業者の選定と発注
見積の内容を確認し、工事内容やサービス、費用、スケジュールなどに問題がなければ契約を結び発注をおこないます。
原状回復工事の実施
工事が計画通り進んでいるか、定期的に確認します。問題が発生した場合には迅速に対応策を講じることが必要です。
最終確認と引き渡し
工事が完了した際に、ビルオーナーや管理会社とともに最終チェックを行います。この段階で不備があれば、修正を依頼します。
原状回復で気をつけるポイント
契約書の確認
原状回復のプロセスを始める前に、まずオフィスの賃貸契約書を確認しましょう。契約書には、入居時の状態をどの程度まで回復する必要があるかが具体的に記載されています。特に、内装や設備の復元基準、修理費用の負担区分など重要な情報が含まれています。これをクリアにしておくことで、後々のトラブルを避けることができます。
また、原状回復の項目によってA工事、B工事、C工事と工事区分がことなっていることも多いので事前に確認をしておくとよいでしょう。
業者選び
原状回復作業は専門的なスキルを要するため、信頼できる業者の選定が鍵となります。過去の実績を確認し、見積もりを複数社から取り寄せて比較しましょう。価格だけでなく、対応の迅速さやアフターサービスも考慮に入れると良いでしょう。業者と明確な契約を交わし、作業内容やスケジュールを詳細に取り決めることも大切です。
オフィス移転プロジェクトマネジメントを行っている業者で移転を行う場合は、原状回復についても窓口を1本化して対応してもらえるので、事前に確認しておくとよいでしょう。
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費用の見積もりと予算管理
原状回復にかかる費用は思いのほか高額になることがあります。事前に詳細な見積もりを取得し、予算を厳密に管理することが求められます。また、思わぬ追加費用が発生する可能性も考慮し、予備費を確保しておくと安心です。費用の透明性を確保するためにも、業者と明瞭な契約を交わすことが大切です。
時間に余裕をもった退去計画
退去日までに原状回復工事を確実に完了させるため、十分な余裕を持った計画が重要です。トラブル防止のために、工事の進捗状況を定期的に確認し、報告を受けましょう。業者との密なコミュニケーションを心がけ、疑問点や不明点は速やかに解決することが大切です。同時に、貸主への適切な報告を行い、プロセスの透明性を保つことがトラブル回避の鍵となります。
原状回復工事が不要な場合
居抜きで次の借主が決まっている場合、オフィスの内装や家具をそのまま引き継ぐことになるため、原状回復工事が不要となります。ただし、オフィス移転で退去する際に自ら次の借主を見つける必要があります。そのため、居抜きを検討する場合は、十分な時間的余裕を持って早めに準備を始めることが重要です。
まとめ
原状回復工事は、費用や流れを把握し、計画的に進めることが重要です。信頼できる業者を選び、貸主と密にコミュニケーションを取りながら進めることで、スムーズな退去を実現できます。
ミライズワークスでは、オフィス移転プロジェクトマネジメントとして原状回復工事も含め窓口を1本化して対応することが可能です。
最適な業者を複数から選定したり、費用削減のためにビルオーナー様と交渉を行なっております。
ぜひお気軽にご相談ください。
