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オフィスのお困り事件簿（１）|会議が長くて疲れる・意見が出ない
オフィスでお仕事をされていて、直面する様々な問題の数々・・
その事象をそのまま放っておくと、深刻な生産性不足や離職者の増加など、経営上大きな問題を引き起こす例が数々あります。
今回は、「オフィスのお困り事件簿」と銘打ったお悩みシリーズの第一弾として、「会議の長さ、生産性の悪さ」に注目した記事にしたいと思います。
問題点1.会議が長くて疲れる
まず、「会議が長くて疲れる」というケースを見ていきたいと思います。
長い会議って疲れますよね・・終盤になってくるとアイデアも出ず、後ろ向きなメンバーも増えて、全体的にダレた雰囲気になり、ビジネスのイノベイティブなアイデアも出ず、各社員の時間だけ奪われてなんの生産性もない・・そんなお悩みを持った会社様が多いのではないでしょうか。このような状況に対して、一体どのような解決法があるのか、考察していきます。
解決法1:時間をきちんと切る
まず、シンプルな話ですが、「30分なら30分」「1時間なら1時間」と、会議の時間の終わりをきちんと決めておかないと、会議が長くなってしまう大きな原因になります。議題の大きさなどや決めることの多さなどに囚われて、終わりの時間を決めていない会議を企画していませんか？「決まるまで話す」つまり終わるまで話す、という、「野球の試合的な時間感覚」で会議を開くといつまでたっても終わらない、というケースも多くあります。
時間をしっかり切っておけば、「多くの議題を決められた時間で無駄なく議決しよう」という協力体制で会議が進んでいくので、より効率的に多くのことを話せて、生産性が上がります。このような「サッカーの試合的な時間感覚」で会議を進めていくと、会議が疲れる、という現象を回避できる可能性が高いです。
タイマーなどを使い、残り時間を可視化する仕組みを導入することでより時間感覚に全参加者が鋭敏になる、という効果が期待できます。
解決法2.議題や会議のポイントをあらかじめ全員で共有しておく
会議が始まってから、「何を話しましょうかね～」といったノリで会議が始まるケースも少なくありません。その時間だけで10分15分経ってしまう、といったケースも多いのではないでしょうか？
このような状況を防ぐために、「議題の流れや会議のポイント、最終的に到達したい結論」を会議が始まる前に会議の出席者全員で共有しておくことで、無駄な時間や議題を考える時間も減り、長い会議を防ぐことができます。
昨今ではメール以外にもチャットなどのタイムリーにコミュニケーションがとれる業務ツールを使用している会社様も多いかと思います。そちらを活用して、事前に議題を共有することで、スムーズな進行の会議になるでしょう。
問題点2.会議で意見が出ない
上記の対策を施し、外的にスムーズに会議を整えたとしても、その会議で「意見が出ない」ということはありませんでしょうか？事前に議題の共有をしていても、会議に対するモチベーションや発想力が足りないことにより、意見が出ず活気がない、というお悩みの会社様は多いのではないでしょうか？
このような問題に対して、オフィスデザインができることがあるのでしょうか。
ソリューションとして、会議室の様々な作りから、「活気のある会話が生まれる仕組み」を作る必要があります。
そのような仕組みにはどういったものがあるのでしょうか？
解決法1.壁の色を変える
会議室の壁の色でも、意見の出やすさやアイデアの生まれやすさは変わってきます。
一般的に、青色は生産性が低くなりやすく、濃い木目や赤は内面的に盛り上がる可能性が高いです。白系や明るい木目などで気持ち良くアイデアがでる会議が生まれやすい会議室になる例があります。
このように、壁の色を変えるだけで、発想が生まれやすい会議室に簡単にすることは可能です。
解決法2.照明の照度を変える・明るいところを会議室にする
根本的な問題ですが、「暗い会議室」では、「良い意見」も生まれにくい傾向があります。貸室の配置の都合上開口部ではなく日が当たらないところに会議室を設置してしまった場合には、先ほど挙げた壁の色を明るくすることはもちろんのこと、照明も、暗いものではなく、明るいものを設置して一人一人のポテンシャルを引き出しましょう。
また、窓があるオフィスの場合、開口部に会議室があるのはどうなのでしょうか？
開口部に会議室があるのは、先ほどの照明と同じで、明るく開放的でアイデアも出やすい環境が出来上がる可能性が高いでしょう。
解決法3.床の色にも気を遣う
また、床のデザイン・素材・色にも気を遣う必要があります。
床が暗い色よりも明るい色であると、気持ちよく意見を出しやすい環境が出来やすいです。また、素材も、カーペットだけにこだわるのではなく、フローリングや、時には人工芝など、明るく活発な印象を会議室で作ってあげるようにすると、意見もフラットに出やすい環境が出来上がります。
解決法4.テーブルの色・形も重要です
濃い木目や黒を基調とした重い印象の会議室では、テーブルも四角形で「上席」という概念があり、会議参加者がフラットに意見が出しにくい雰囲気が醸し出されてしまいます。
こういった状況を防ぐために、テーブルは丸いテーブルを導入して、話しやすい関係性をテーブルから作ってみるのはいかがでしょうか。またテーブルの色合いも明るい木目などにして、意見や考えが言いやすい雰囲気を作っていくと良いのではないでしょうか。
解決法5.アイデアがわいてくる不思議なテクノロジーを使う
現代では、会議のアイデアがしっかりと出るためのさまざまな仕組みがあります。
例えば、声のトーンを感知して、会議の進行具合に応じて色が変わる照明があります。
少し会議が停滞し、情熱が足りない状況になると、「もっと情熱を」ということで照明が赤くなります。
また逆に会議がヒートアップしすぎて、「もうちょっと落ち着こう」となったときには、照明が青くなります。
参考
また、「デジタルサイネージテーブル」といって、テーブルそのものの天板部分がディスプレイになっているデザインのテーブルがあり、さまざまな情報がそこで流され、会議を活性化するために会議と関係ない色んな言葉が出てきて、アイデアに煮詰まったときの補助的役割として非常に役に立ちます。
参考
このような新しいテクノロジーを使って会議を活性化させるのも、ひとつの方法です。
会議の問題点はオフィスデザインで解決できる
このように、創造的な会議ができる空間を活性化できるしくみは、明るい照明であったり、家具や什器のちょっとした機能やデザインであったり、オフィスデザインで解決できる場合が多いです。
ミライズワークスでは、「単純にオシャレ」であるデザインから一歩踏み込み、「オフィスのお困り」にアプローチする提案をし、生産性向上や会社のロイアリティの向上など、様々な経営課題の解決をオフィスからいたします。
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