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税理士・会計士事務所開設のために大切なこととは？
先月の記事で、「弁護士事務所開設・移転のために大切なこととは？」
というテーマで、弁護士事務所に必要なオフィスデザインの基本を御紹介しました。
当社ミライズワークスでは、弁護士様をはじめとしまして、税理士・会計士様の事務所の移転・開設に携わらせていただいています。
弁護士様とは異なる、税理士・会計士様のオフィスづくりでの特筆すべき注意点はあるのでしょうか？
また、一般的なオフィスと士業の事務所のオフィスづくりでの相違点はあるのでしょうか？
この記事で解説していきます。
企業の重要なお金を扱っているのでセキュリティレベルは高くする
税理士・会計士事務所では、企業の財務経理を代行、コンサルティングする業務をしています。
主な業務として、企業の税金に関する事務や、企業の経営の成績表である損益計算書と貸借対照表の作成、また、株主総会の資料作りや企業間のM&Aの事務手続きなど、企業活動に必要かつ重要な活動を行う事務所です。
その中には、企業の経営上の機密性の高い情報がたくさんあり、その情報が一切漏れないように厳密に扱う必要があります。
電子情報とともに、財務諸表や領収書などの紙の情報も厳重に保管しないといけません。
厳重に書類を保管する書庫の整備
財務や税務に使う紙の帳票は最大10年間保管をしなければいけません。
また、税理士や会計士事務所になると、クライアントの数だけ保管が必要になりますので、その保管スペースは膨大になります。
保管スペースが膨大な上に、所内の社員が簡単に触れないように、鍵付きの保管庫に保管しなければなりませんので、そのような保管庫を完備する必要があります。
機密情報の打ち合わせが多いので会議室も厳重に
機密性は書類の保管のみに求められているわけではありません。
業務関係者の会話の内容も、書類と同様に非常に機密性の高いものとなっております。
税理士・会計士事務所では、その業務の性質上、外部から銀行やクライアントの経営者や財務・経理部長がやってきて打ち合わせをすることが多いです。
その会話の内容も非常に企業の機密性の高い情報であることがほとんどです。
ですので、会議室の間仕切の施工方法もよくある「上部が開いた間仕切やパーティション」ではなく、天井までの壁で密閉された空間である必要があります。
また、間仕切の中に防音材を仕込むことで、防音効果を高めるという施工方法もございます。
当社の施工事例から
それでは、税理士や会計士事務所は、その業務の機密性から、重厚な雰囲気でオフィスデザインをする必要があるのでしょうか？
当社ミライズワークスの施工事例では、よくある重厚な作りとは異なる、明るい色合いで作った事例があります。
施工事例
大阪市中央区の税理士法人である税理士法人SBCパートナーズ様では、白をベースに明るい色調でデザインをしています。
また、大きい書庫を備え、社員のセキュリティを逆に高めるために内部のパーティションを少なくして、相互の行動が見やすいオフィスを作りました。
士業の事務所だから特別に重厚にすることはない
法律事務所でも、税理士会計士事務所でも、また司法書士事務所でも同じですが、一般的なオフィスのように明るくポップなオフィスを作るのは全然OKである、とミライズワークスでは考えます。
ご依頼者様に信頼を持っていただき、さらに事務所のイメージや文化や空気感がが表現されたデザインを表現することを重要視しています。
ただ、機密情報を取り扱う書庫と会議室、エントランスだけは一般のオフィスより厳重にする、というポイントはしっかりとおさえる必要があります。
士業の施工実績が豊富な業者を選びましょう
士業の皆様の事務所は、デザイン的には自由度は高いですが、セキュリティなど一般のオフィスとは少し異なるポイントに気を付けながらオフィスのデザインをしなければいけません。
ミライズワークスでは、税理士、会計士、司法書士、弁護士先生の事務所の実績が豊富です。
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ミライズワークスでは、上記以外のオフィスファシリティに関するノウハウを多数掲載しています。
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