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会議は2種類に分けられる
毎日何気なく行っている会議には、大きく分けて2つ種類があります。１つは定型会議、トップダウン型とよばれる会議、もう１つは創造会議、ボトムアップ型とよばれる会議です。
定型会議は上司から部下への情報伝達、情報共有を目的とし、創造会議はアイデアを引き出すことを目的としています。それぞれ異なる目的があるため、いまはどちらの会議であるか？ということを進行役も参加者もはっきりと認識しておくことが大切です。
今回は、創造会議についてのオフィスレイアウトやアイデア出しについてご紹介します。
アイデアが生まれる創造会議
創造会議においてもっとも重要なことは、アイデアがどれだけ出るかです。アイデアが生まれるには、より多くの意見が必要です。そして、会議でより多くの意見を出すためには、参加者が声を上げやすい空間をつくることが大切です。
普段から社員同士のコミュニケーションが取れていることはもちろん、以下の３つに気をつけましょう。この3点を参加者全員が認識することができれば、様々な意見が出そろい、そこからより多くのアイデアが生まれやすくなります。
・どんな意見であっても否定しない
・意見を出すことに集中し、すぐに結論を出そうとしない
・意見の質よりも量である
ただ、他人の意識というものはなかなかコントロールが難しいですよね。いくら呼びかけても思い通りにならないことも少なくありません。
そこでオフィスインテリアの出番！会議を行う環境を適切に整えることで、より多くの意見が出せる空間にすることができます。
こんな会議室がアイデアを生み出す
アイデアはみんなで集まって話すだけでは生まれません。アイデアを生み出す会議室にするためには、社員同士の距離を物理的に縮めることがポイント！では、どのような会議室がアイデアを生み出すのか、具体的なオフィスレイアウトをご紹介します。
1.あえてテーブルやイスを置かない
一般的な会議室のレイアウトはテーブルとイスが置かれていますが、あえてテーブルを置かずホワイトボードとイスのみのレイアウトや、反対にイスを置かない、スタンディングテーブル・ハイテーブルのレイアウトなどがおすすめです。
テーブルやイスを置かないことで、参加者全員が自然と前を向くことになり、意見が出しやすくアイデアが生まれやすい環境を作ることができます。
社員同士の距離が近くなり、リラックスした雰囲気を作ることもできます。みんなで一つのホワイトボードを見て話すことで一体感が生まれ、会議特有の堅苦しさからも解放されます。
また、スタンディングテーブルやハイテーブルは、会議室の準備をしなくていいこと、立って話すことで頭の回転が速くなるなどの理由で、会議時間が短縮するといわれています。
2.オープンスペースで行う
自分のデスクで仕事をしている時に、ふとアイデアが思いつくこともありますよね。そんなとき、すぐに社員同士で共有できるように、各デスクの島の延長上にオープンスペースを作っておくと、よりスピーディーにアイデアを具現化することができます。
また従来の会議室のように、閉ざされた空間で行うのではなく、オープンなスペースで話すことによって、他の人にも話す内容が聞こえます。それによって、会議に参加していない社員も話に入ってきやすくなり、そこから思わぬアイデアが生まれることも。
オープンスペースは、普段仕事をしているスペースとオフィス家具を変えることがおすすめです。テーブルやイスが少し違うだけで社員の気分も変わり、より柔軟な意見が出やすい環境になりますよ。
「ちょっと向こうで話せる？」と気軽に寄れる、そんなスペースが理想的です。
3.リラックスルームの一部を会議スペースに
アイデアは何げない日常会話から生まれることが多いです。会議室に閉じこもって議論するより、立ち話やお茶などを飲んでいるときの方が会話も弾み、より多くのアイデアが生まれるでしょう。
その性質を利用して、社員のリラックスルームに小さなテーブルやメモを置いておきましょう。ちょっと思いついたことをメモする空間があるだけで、会話の最中に生まれたアイデアもとりこぼさずに仕事に生かすことができます。
また、本棚を設置して仕事関連以外の本も置いておくと、さらにアイデア出しのきっかけとなるでしょう。全く関係がなさそうな本であっても、どこにアイデアの種が転がっているかわかりません。
社員のヒラメキを生むようなリラックスルームにしてみませんか？
4.ファミレスタイプのテーブルを使う
ファミレスのような大きなテーブルとベンチタイプのイスを使ったスペースは、社員同士が一つのものを共有して使うことになるので、必然的に距離が近くなり、意見が出しやすい空間になります。
オープンの会議スペースよりは若干クローズドな空間（話をしているのはわかるけれど、話に入っていくのは難しい）になるので、ちょっとした面談や集中して行いたい会議などに向いています。
大きなテーブルがあるので、たくさんの資料を広げる必要がある会議にもいいですね。少人数での会議での利用がおすすめです。
オープン過ぎず、個室過ぎず、社員同士の会議には使いやすい空間のため、最近のオフィスでは人気のレイアウトです。
オンライン会議でアイデアを出すには
コロナ禍のいま、オンライン会議を利用している会社も増えてきています。オンライン会議はどこにいてもすぐに会議ができるというメリットがある反面、違う空間にいる人と話さなければならないので、細かなニュアンスなどが分かりにくく意見が出しづらいというデメリットがあります。
しかし、オンライン会議ならではのアイデアだしのポイントがありますので、今回はそちらをご紹介します。
1.ポジティブな空間を意識する
普段の会議でも同様のことが言えますが、オンライン会議においてはこの点を特に重視しましょう。人が出した意見に対してネガティブなことは言わない、これを参加者全員に初めに伝えておくことで、意見を出すという行為のハードルを下げることができます。
どれだけ突拍子のない意見であってもどれがアイデアにつながるかわかりませんので、一つ一つの意見をポジティブに受け止めることが重要です。
2.進行役を明確にしておく
集まって会議をする場合は、前に立った人が進行役であるとわかりやすいですが、オンライン会議では顔しか映らないので、話している最中にだれが進行役であったのか分かりにくくなります。
進行役の人は意見が出たら必ずポジティブな感想を述べ、意見を出していない参加者に話しを振るなどして自分の存在を周りに再確認させながら、会議を前に進めていくことを意識するといいでしょう。
3.オンライン付箋を利用する
オンライン会議ではホワイトボードなどがないため、話しながら文字をタイピングすることになります。タイピングは、ホワイトボードや紙に手を動かして書くよりも、手元に集中してしまうので、時間がかかりテンポが悪くなりやすいです。
そこでおすすめなのが、オンライン付箋です。自分だけのメモとしても使えますし、声を出して発言する必要がなく、付箋をペタペタ貼っていく要領で意見を出せるので、参加者も気軽にできます。
会議が終わった後もいちから議事録を作らなくていいので、工数も省くことができます。
まとめ
社員同士のいつもの会議はもちろん、来客対応などにも利用する会議室は、会社を表す大事な空間といっても過言ではありません。
より良い議論のために、オフィスインテリアができることはたくさんあります。ちょっとした工夫で、たくさんのアイデアが生まれることもあります。
ミライズワークスでは、それぞれの会社のニーズに合った会議空間をご提案します。
最近の会議ではなかなか良いアイデアが生まれない、社員から意見が出ないとお悩みの方は、ぜひ一度お問い合わせください。
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