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オフィス移転を機に御社の働き方を見直しませんか？
「働き方改革」が社会全体のトピックになって、数年くらい経つでしょうか。
会社経営にとって、「利益の追求」はもちろんのこと、「従業員満足度」を強く意識していくことが、きれいごとではなく経営の必須事項となる時代がやってきました。
そういった時代に合ったオフィスとはいったいどういうものなのでしょうか？
この記事では、現代の働き方改革に合ったオフィスについて考察いたします。
ブランディングから従業員満足度の時代へ
かつてはオフィス移転や新設をされるお客様の主な目的を伺っていると、「自社のブランディング」とお答えになるお客様が多かったです。
今でも、来客や面接などで訪れる方にいい印象を持っていただくための「オフィスのデザインの洗練」は大切なことです。
整っていて洗練されたデザインのオフィスは、来訪者に好印象を与えます。
そういった自社をオフィスで表現するということは、今の時代のオフィス移転・新設の大きな目的となっています。
現代ではより重視される”従業員満足度”
現代では単純なブランディング目的ではなく、それに加えて「従業員満足度」という目的を掲げていらっしゃる企業様が増えてきている傾向があります。
若者の会社・働き方に対する意識の変化により、「心地よい環境かどうか」で生産性が大きく変わってしまうし、あまりにも窮屈な職場環境だと簡単に離職されてしまう時代になっています。
そのようなことから、現代のオフィス移転・新設の目的は、
社外的な目的→お客様へのアピール・入社希望の人へのアピールとしてのブランディング目的
社内的な目的→従業員の満足度を高めて生産性を上げ、離職率を下げる目的
、の2つの目的を包含するものになっています。
時代にあったオフィスデザインとは？
それでは、そのような「働き方改革」を進めることを前提にしたオフィス移転・新設で、どのような点に配慮してオフィスデザインをすればよいのでしょうか？
一人あたりのスペースを広げる
かつてのオフィスデザインの世界では、「1人2.5坪」というのが共通言語になっていました。つまり、社員の人数×2.5坪を移転先の選定坪数として御提案する傾向がありました。
しかし、現代ではその「1人2.5坪」というスペースを広げていくことで社員の満足度を上げるようなレイアウトが好まれてきています。
広がったスペース部分にオープンなミーティングスペースを設けたり、リフレッシュ空間としたりと個人スペース以外のコミュニケーションエリアを作るなどレイアウトに工夫をしています。
デスクの空間に余裕を持って、PCディスプレイをデュアルモニターとして2台・3台と増やすことによって生産性を上げていく目的で行われます。
サードプレイス的な働き方への志向
「サードプレイス」という言葉を御存知でしょうか？
サードプレイスの本来の意味は「自宅」や「職場」でもない場所、ということになります。
今の日本ではカフェなどの空間を指す言葉で使われることが多いです。
オフィスでのサードプレイス化というと、「オフィスのカフェ化やリビング化」といったニュアンスがあります。
厳密には会社なので、定義的にはサードプレイスではありませんが、「サードプレイスのような空間」作りが今までの会社像からの脱却、新しい働き方のきっかけになり、従業員の満足度を高める効果があります。
サードプレイス的な空間を作るときには、同時に、サードプレイス的な空間をどのように業務に使っていくのかを会社の運用面のルール作りが重要となります。
ルールがないと、せっかく業務のために作ったスペースを休憩のみに使ってしまったり、逆に固定した社員のみがスペース内の固定した場所を使ったりして、本来の環境の柔軟化の目的から離れてしまいます。
全てオフィスの変更工事の後の共通必須の事項ですが、使用前に厳密なルールを決めておくのは、「新しい働き方」を実現するうえでの、オフィス移転・新設担当者の腕の見せ所です。
リモートワークの発達によるオフィスの縮小化の傾向
先述の「オフィスのサードプレイス化」というトレンドは、「社員が会社に来る」という前提でデザインされています。
それとは異なる流れで、「リモートワークの流行・推進」という流れもあります。
昨今の通信環境の整備・Skypeなどのテレビ電話環境の発達、また勤怠管理システムの発達により、リモートワークが流行するようになりました。特にWebやシステム、マーケティング、デザイン会社など、比較的新しい産業で、従来の営業形態をとらなくて良い会社などを中心にリモートワークは取り入れられています。
リモートワークをする社員が多い会社は、その社員への固定席を用意する必要がありません。その分席数の準備は少なくてよく、それだけ小さいオフィスにすることができ、そのお金で、内装にお金をかけてブランディング力を高めることもできます。
フリーアドレスはどうなのか？
一時期もてはやされたフリーアドレスですが、現在では、あまり運用がうまくいっている会社様は少ないようです。
フリーアドレスとは、ネット回線だけ敷いた島（会社によってはwifi）を設置し、誰の席でもなく自由に座れる席形態をいいます。
我が国ならではの現象ですが、縄張り意識が強く、個々の仕事がはかどる席に私物などを置いて実質固定席のようになってしまうことが多いようです。なかなか長年培われてきた固定席の慣習は抜けきらず、フリーアドレスの運用もうまくいっていないといったところです。
やはり、フリーアドレスを導入するときにも「荷物はロッカーに入れて出社退社の度に出し入れする」「同じ席に座り続けない」などの厳格な事前ルール決めとセットで、ようやくうまく運用できる、といった現状になっています。
これからの働き方改革を見据えたオフィスづくりに必要な考え方
上述のように現代では働き方や働く人の意識が変わりました。
従来は人数・坪数・場所などの希望があれば簡単に計画ができていたオフィス移転・新設も、従来とは逆の発想で組み立てていく必要があります。
常駐社員が多いのか、リモート勤務が多いのか、営業系と作業系の比率や特性、年齢構成や社風などから構成される「働き方」から逆算して場所を決める必要がでてきています。
このようにオフィスの要件を考えていった結果、オフィス移転の凝り固まった要件も不要になる可能性があります。
席数や会議室の数、上席のひな壇での目視管理なども中長期的に会社に不必要であれば思い切って減らす、無くす判断も必要になってきます。
ここで必要になるプロの目線
御社の今後進めていきたい経営、従業員の働き方を踏まえたオフィスの提案ができるオフィス移転会社は貴重です。
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