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弁護士事務所開設・移転のために大切なこととは？
我々ミライズワークスでは、弁護士事務所や会計事務所、税理士事務所や司法書士事務所など士業の事務所様の開設やオフィス移転を手掛けさせていただくことも多いです。
そのような案件をやらせていただく中で、特に弁護士事務所様の開設・移転で特に大切なことを、この記事では扱っていきたいと思います。
一口に弁護士事務所といっても色々なジャンルがある
一口に弁護士事務所といいましても、扱う事件によって、様々なジャンルがあります。
例えば、刑事事件中心に扱っている事務所（元検事出身の先生の事務所に多い）、離婚を中心に扱っている事務所、相続を中心に扱っている事務所、債務整理に特化している事務所、企業法務に特化した事務所など様々なジャンルの事務所形態に分かれます。
ジャンルによって求められるオフィス形態は違う
債務整理に特化した事務所と離婚問題に特化した事務所と刑事事件に特化した事務所では、求められるオフィス形態は異なります。
案件によっては明るい雰囲気を
例えば、離婚や債務整理などのジャンルの弁護士事務所に必要なのは、「一般の方が安心して相談できる雰囲気」です。
エントランスや相談スペースなどをパステルカラーや原色などで明るいイメージを作って、相談しやすいフレンドリーな雰囲気作りをすることも必要です。
企業法務や刑事事件中心の事務所は重厚な雰囲気で
対照的に、企業法務や刑事事件を中心に扱っている弁護士事務所では、信頼感を醸成する、濃い木目や黒い家具などに象徴される重厚なデザインが求められます。一般的な「弁護士事務所」のオフィスのイメージに近いのは、こちらのイメージかもしれません。
弁護士事務所の開設・移転で選ぶべきオフィス移転業者は
上記のように、一口に弁護士事務所といいましても、取り扱うジャンルによって求められるオフィスデザインも変わってきますので、そのような「弁護士事務所の固定観念」にとらわれずに、先生の業務とご要望にマッチしたオフィスデザインが提案できるオフィス移転業者を選ぶ必要があります。その固定観念から自由な発想ができるスタッフを持っている業者を探しましょう。
弁護士事務所もイメージが大切
かっちりしたイメージにするのか、くだけたイメージにするのか、事務所に来られるお客様の層もイメージしながらデザインをしていくことが、今後の弁護士事務所間の競争に勝っていくためにも大切になってきます。
どんなジャンルでも共通しておさえないといけないこと
ジャンルによって施工をしないといけないポイントはそれぞれ違いますが、弁護士事務所共通で押さえないといけないポイントはあります。どういうところに気を付けたほうがいいのでしょうか？
ポイント1.入ったときに、弁護士先生が見えないように
1つめのポイントは、エントランスに入ったときに弁護士の先生が見えないような作りにする必要があります。なぜなら、さまざまな事件の利害関係者の権利の調整をする仕事ですので、権利を奪われた側の人たちから逆恨みされる可能性もございます。場合によっては命の危険もある場合がございますので、エントランスからオフィス内部も見えないようにする必要があるし、弁護士先生はさらに表から見えにくい位置な配置する必要があります。
もちろん、そのセキュリティレベルはその事務所様の取り扱いジャンルによりますが、離婚・債務整理・刑事事件を扱う事務所様は特にセキュリティレベルを高くするようにコンサルティングをいたします。
ポイント2.機密情報を扱うので資料の保管も厳重に
弁護士事務所は、個人の極めて機密性の高い情報を扱う業務を行っています。そのため、保管や取り扱いには厳重な注意が必要です。書類そのものも多いので、厳重かつ大量に保管できる書庫を備えている必要があります。
例えば、鍵付きのスライド書庫になるべく多くの書類を保管することが考えられますが、OAフロアのオフィスの場合、一般的な1平米当たり300kgの耐荷重をクリアしないと、フロアに対して危険な重さになりますので、その耐荷重も考えて、検証しながら書庫に収納をする必要があります。
書類の保管義務があるもの、重要な機密情報であるものは今まで通り書類で保管することが必要ですが、それ以外の業務情報などはペーパーレスにするのがトレンドです。RPAなど業務自動化ツールなどの活用で事務所のコンパクト化も同時に進めていく必要があるでしょう。
ポイント3.社内レイアウトも依頼者の利益を考えて
重要な個人の情報を扱う事務所であるので、社内のレイアウトにも十分に気を遣う必要があります。
まず、気を付けるのは「音」です。
弁護士事務所には、多くの人が、誰にも打ち明けていないレベルの究極に秘匿性の高い相談をしに来られます。
ですので、先生が相談を受ける応接スペースは、完全個室で、完全に音が漏れないようにしなければなりません。
また、相談を聞くスペースが２つ以上ある場合ですと、そのスペース自体が連接していると相談内容が漏れてしまう危険性がありますので、スペースとスペースを通路ではさむなどの工夫が必要です。
弁護士事務所ならではのポイントをおさえているオフィス移転業者を選ぼう
このように、依頼者の利益のために、機密性の高い情報を扱う弁護士事務所では、普通のオフィス移転とは違うポイントを抑えていないといけません。弁護士先生でオフィス移転をお考えの皆様、オフィス移転業者を選定する際、弁護士業務の特殊性やジャンルによる特性などを熟知している業者をお選びくださいませ。
ミライズワークスでは、弁護士事務所様のオフィス移転を多数手がけさせてまいりました。従来の固定観念にとらわれず、先生のお取り扱いのジャンルに合った提案をさせていただいております。
また、当社は大阪弁護士組合に加入しており、弁護士先生ならではのオフィスの課題を熟知しております。安心して御依頼くださいませ。
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