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オフィス移転のコストを下げる5つの知恵
オフィス移転にあたり、経営者の皆様も、オフィス移転担当者になった皆様も、オフィス移転のコストは、なるべく減らしたいのではないでしょうか。
オフィス移転の費用は非常に高額なものなので、コストを引き締めるとともに、満足のいく、経営課題にフィットした内容である必要がありますよね。
この記事では、オフィス移転をされるにあたってコストを下げる知恵を御紹介していきたいと思います。
知恵1.信頼できる施工会社・担当者をみつけること
まず一つ目の知恵にして最重要なことは、「信頼できる施工会社・担当者をみつけること」です。信頼できる施工会社を選べば、コストの相談を小さなところからすることができます。
分離発注は一見安いように見える
オフィス家具や什器などを安く中古のものなどで手に入れて、工事店だけ発注する「分離発注」という方法もあります。この方法は一見安く済むように見えます。
しかし、「オフィス移転のコスト」として考えると、施工会社に設計や前準備から依頼した場合に比べて、むしろ高くなってしまうケースが非常に多いです。
目に見えないコストを考えよう
例えば、分離発注ですと、安く手に入れた家具を設置するために工事店に配置などを考案するのも、工事方法を指示するのも、御社の担当者様になります。
そのようなオフィス全体の構想作り、簡単な設計などに御社の担当者様が入ることによって、本来の社業の業務が滞ってしまうことで生じるコストもコストとして算入する場合、表面的な見積もりの金額よりもはるかに大きなコストになります。
早く施工のパートナーを決めることのメリット
以上の理由から、本記事では、オフィス移転、原状回復工事、施工をワンストップで頼める専門業者をパートナーにして、一貫してお任せしたほうが、コストを安くできる、と考えます。
また、このようなオフィス移転の専門会社は、オフィス移転の構想ができたときからなるべく早く決定しておいたほうがメリットが大きいです。
1つ目のメリットとしては、「早く決めれば決めるほど、お客様の要望以上のものがでてくる」ということです。早く業者を決めておくと、家具・什器メーカーへの価格交渉なども早くできて、コストを下げる提案をすることができます。
2つ目のメリットとしては、「本業の時間を確保できる」ことです。
先ほども挙げたように、オフィス移転には、防災の許可取り関係や、工事会社やビル側との交渉など、多くの雑務が発生します。そのようなことを全て業者にお任せすれば、「未来の御社の働き方を考える」「御社の経営計画や人員計画を考える」など、オフィス移転の本来の目的に沿った業務に集中することができます。このメリットは計り知れないほど大きいと思います。
知恵2.使えるものは使うこと
2つめの知恵は、「使えるものは使うこと」です。
例えば、間仕切りや書類棚、デスクやチェアなど、移転先のテイストに合うようであれば、積極的に持っていって使うことで、購入費用が削減できますのでコストの削減ができます。
大きく傷んでいるものでなければ、移転先に流用する計画を立ててはいかがでしょうか？
知恵3.使う物のグレードを現実的なものにすること
3つ目の知恵は、「使う物のグレードを現実的なものにすること」です。
什器や間仕切り、家具などのグレードを高級感のあるものにしてしまうと、あっという間に予算が高騰してしまいます。同じようなデザインでも少しグレードが落ちるものを選ぶことで、コストをおさえることができます。
知恵4.作りこむところとそうでないところのメリハリを作ること
4つめの知恵は、「作りこむところとそうでないところのメリハリを作ること」です。
例えば、お客様の目に触れる、エントランス、応接スペースなどは、予算をかけてしっかり作って、お客様の目に触れない執務スペースはなるべく安く、メリハリを持って作ることが、予算を抑える上で大切になってきます。
知恵5.予算に応じてフェーズを分けること
5つめの知恵は、「予算に応じてフェーズを分けること」です。
オフィス施工会社に、図面をオーダーした場合、完全に完成したものをもらえます。
その完成した状態を1度に作りこもうとすると、当然ですが予算がかかってしまいます。
第1フェーズでは入居時に必ずやらないといけない工事だけをやっておいて、入居後にオフィスを使っていく中で必要な工事、不必要な工事、家具、什器などを見極めて第2フェーズ以降をスタートさせる、というやり方で、予算を削減しつつ、移転目的にも叶ったプロジェクトになっていくケースも多いです。
入居後にできる工事は後回しにする
完全に完成された状態に一気に作りこむのではなくて、入居後にできる工事は後回しにし、最低限の部分だけの工事にとどめることで、コストを削減することができます。
一番コスパがいいのは床→壁→天井
特に上記の、予算に応じてフェーズに分けるという方法は有効なのですが、特にコストパフォーマンスが高いのは、床だけ工事をしておいて、次に壁、その後に天井を工事するフェーズに分けるパターンです。床だけは、家具や什器などを入れると工事できないので、先にやってしまって、移転完了オフィス稼働後に、壁や天井を後々工事をしていくことで、予算を段階的に使い、予算をおさえることができます。
床の工事で、配線までやってしまうので、床さえ工事をしてしまえば大きな変更は必要ないので、それから次以降のフェーズに移ることができます。
予算を抑える全体計画には、全体感がイメージできる業者選びが大切
以上、オフィス移転のコストを下げる5つの知恵を見てまいりました。
このように、発注のバランスを考えたり、安い工事工程を考えたり、今あるものを活用することを考えたり、適切なフェーズ分けを考えて予算を下げていくには、オフィス施工業者がいかに全体を把握して仕事をしているかにかかってきます。
そのような全体像や大きな目的などを担当者様と共有できるオフィス移転業者を選ぶことが何よりも大切になります。
そのような観点でオフィス移転を手掛けている経験値の高いオフィス移転業者を、見積もりのやり取りの中で見つけられることをおすすめします。
ミライズワークスでは、オフィス移転にまつわるコストを下げる様々な試みを過去の施工でもやってまいりました。
オフィス移転のコストを少しでも下げたいとお考えの皆様、ぜひ検討候補の中にミライズワークスを入れてみてください。
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