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これで完璧！オフィス移転の準備とすべきこと
前の記事で、「オフィス移転担当者になった総務のあなたが注意すべき5つのポイント」として、オフィス移転担当者が把握しておかなければいけないポイントをお伝えしました。
今回の記事では、そのオフィス移転の担当者のみなさんがするべき準備事項とするべきことをまとめていきたいと思います。
オフィス移転で一番大切なものは・・？
オフィス移転の準備で一番大切なものは、「社内でオフィス移転をするに至った目的の共有をすること」
それにつきます。
オフィス移転をするその目的を社内で共有することが、オフィス移転の成功には必須であるといえるでしょう。
オフィス移転をするに至った理由・目的が御社ごとにいろいろとあると思います。
例えば、「会社の働き方を変えて、離職率を低下させ、生産性を上げたい」ですとか、
「かっこいいデザインのオフィスにして、会社のブランド力を上げて採用のグリップを強化したい」ですとか、
「フリースペースを充実させて、社員同士のコミュニケーションを活発化して、休息の充実とイノベーティブなアイデアが出ることを期待したい」ですとか、
御社ごとにオフィス移転に期待していること、叶えたい目的があると思います。
オフィス移転で大切なものは、「目的の共有」で、会社全体が移転により、ある種のサクセスストーリーを描くことができるか、ということが大切になってきます。
それでは、オフィス移転の準備って一体どのようなものであるのか、以下で考察していきましょう。
準備1.会社の方向性をしっかり決めておく
オフィス移転の準備をするにあたって、一番最初にする準備は、「会社の方向性をしっかり決めておくこと」これに尽きると思います。
それでは、「会社の方向性」とは一体どういうものでしょうか？
会社の方向性とは？
会社の方向性とは、
・ブランド力の向上
・売上の増大
・離職率の低下と人材教育費用・採用費用の抑制
・従業員満足度の向上
・「働き方改革」の準備
など、「オフィス移転をすることにより向かっていきたい会社の方向性」のことです。
この方向性を、経営陣や社員1人1人に無理なく共有することが大切になってきます。
まずはこちらの方向性の共有を、会議などで決定して、全社(理想は全社員)にアンケートやヒアリングをしながら、全社のコンセンサスとして決定していきましょう。
準備2.優先順位を社内で明確にする
方向性が決まったら、次はその中で優先順位を決定することです。
「人材が集まるように好立地で」
「ブランド力が高まるように著名なオフィスビルで」
「従業員が満足するようにゆったりとした床面積のフロアにたっぷりと休憩スペースを作って」
「一人一人の生産性が上がるようにフカフカの良い椅子で」
「モチベーションアップのためにアロマを焚いて」
「運動不足解消のためにジムをつくって」
「最新鋭のPCやモニタを導入して」・・
など、目的に純粋にフォーカスしていくと、予算がいくらあっても足りません。
立ちはだかる予算の壁
今回のオフィス移転に潤沢な資金が用意できる場合は、目的に叶ったオフィスを十分に追求することができますが、
そのようにできる会社様もひとにぎりです。
そうでない会社様の場合だと、必ず「予算の壁」が立ちはだかってきます。
できることとできないことの判別をしながらプロジェクトを進めなければなりません。
絶対に譲れない条件で優先順位をつける
例えば、
「好立地は外せないけどちょっと古いビルでいい」
ですとか、
「床面積は譲れないからちょっと立地をずらしてもいい」
ですとか、
「狭くてもいいから机と椅子にはこだわりたい」
ですとか、
「働き方だけは絶対に変革したいから席のパーティションは絶対いれたい」
など、
譲れない条件を軸に優先順位をつけて、その都度、社内の総意として共有していきましょう。
その優先順位が決まると、「オフィス移転の工程で何をすればいいのか」「どういう業者とどういう風に移転プロジェクトを進めて、何を買えばいいのか」が明確に見えてきます。
準備3.オフィス移転業者の決定をする
移転の目的、移転後の会社の方向性の共有をした後、予算に合わせた優先順位をつけて、大体の移転の構想が出来た後は、いよいよオフィス移転業者の選定をします。
オフィス移転業者は、移転時期にかかわらず早めに決定されることをおすすめします。
なぜ移転業者決定は早くしたほうがいいのか？
では、移転時期にかかわらず、移転業者の決定を早くしたほうが良いのは、なぜなのでしょうか？
一つは、「早く決定しておくと、業者からの提案のパターンが多く出てくること」があります。
提案のパターンが多いことで、イメージも膨らみやすく、社内のコンセンサスも早いうちから取りやすいです。
また、早い業者決定で、「移転プロセスの早いうちから、プロジェクト作りの相談や並走ができる」こと。
これも大きいと思います。
早めに業者を決めて、担当者様の負担を減らし、プロの視点でオフィス移転のコミットがもらえるのは大きなメリットになります。
担当者様の準備ははるかで膨大！早いうちから移転業者を選定してプロに頼りましょう
オフィス移転担当者様の準備についてまとめてきましたが、特に準備1、準備2の「会社の方向性を決め、予算に応じて優先順位を明確にする」という部分は、オフィス移転において一番大切な仕事になってきます。
社内の内部調整や、コンセンサスをとるプロセスも含めてかなり難しい大仕事になります。
このような膨大で複雑な仕事だけに集中するために、ぜひオフィス移転業者は早めに決定されるとよいかと思います。
任せられるところはプロに任せてしまいましょう。
任せられる範囲が多いオフィス移転業者を選ぼう
手前味噌にはなりますが、ミライズワークスでは、デザイン案の提出だけではなく、移転工程表の代行作成や、社内の合意形成のサポート、会社の方向性の決定や優先順位の決定のフェーズでも、今までの豊富な移転事例の知見をいかしてアドバイスもさせていただけます。
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