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オフィス移転担当者になった総務のあなたが注意すべき5つのポイント
転勤や新任で総務に配属されて、いきなり、「オフィス移転」の担当になった！
厚生関係の総務の仕事をしていたら、突然、「オフィス移転プロジェクト」のリーダーになった！
そんな方はいらっしゃいませんでしょうか？
「業績が好調で、オフィスが社員さんに対して手狭になってしまった」
「人気の地区のオフィスビルに空きが出たので、そちらに移転して会社のブランド力、採用強化につなげたい」
など、さまざまな理由で、オフィス移転のプロジェクトがスタートします。
この記事では、総務の方でオフィス移転の担当者になった方に、オフィス移転の注意点を5つお知らせいたします。
オフィス移転担当者の注意点1.全体工程のスケジュールを把握する
オフィス移転の担当者になったあなたは、まず、何をしなければいけないでしょうか？
まずは今のオフィスの解約→移転先の工事→オフィスの引っ越し・業務の開始→移転前のオフィスの現状回復
という、「オフィスがどのような流れで移転するのか」ということを細かなところまで把握しておかなければなりません。
スケジュールは特に大切な把握ポイントです。解約が決まり、解約時期と原状回復の工事期間がおよそ1か月に及ぶことから逆算して、引っ越しの時期を決めなければいけません。そのように工事の日程も逆算してスケジュールを考えると、意外と時間がありません。新オフィスの工事もできるだけ早く開始をしている必要があります。
オフィス移転担当者の注意点2.営業開始日を把握する
営業開始日については、いろいろな段取りが発生するので完璧に把握、コントロールをしている必要があります。
「いろいろな段取り」とは、大きいものでは会社登記情報の変更ですとか、各種官公庁や役所への届け出、細かなものだと印刷物や見積もり書、ハンコなどの住所の変更、Webページに移転のリリースをする、お得意様に移転のお知らせのハガキやメールなどを送る、郵便物の転送の手続きをする、など枚挙にいとまがないほど多くの変更事務があります。こちらも把握の上、プロジェクトチームでミスの無いようにリードして進めていかなければいけません。
オフィス移転担当者の注意点3.工事のタイムスケジューリングを把握する
新オフィスの工事の期間は担当者としっかりコミュニケーションをとって、把握しておかなければなりません。
施工業者の工事の休業日の把握や、トラブルが起きた時のバックアップの時間も含めて、余裕をみたスケジュール設計を、施工業者とする必要があります。そのような緊密なやり取りをするうえで、施工業者選びが大切になってきます。
優秀な施工業者は、お客様にただ合わせるのではなく、「移転プロジェクトが成功するためのスケジュール」を逆に提案してくれます。
オフィス移転担当者の注意点4.さまざまな角度から解約時期を把握する
解約時期は把握しておかなければなりません。「解約時期を把握する」ということは単純に契約上の解約日を把握しているという意味だけではありません。
解約時期に関しても、例えば、「6か月前の解約予告」を要求しているオフィスビルの場合に、引っ越しは解約日その日や1日前にやってはいけません。
「原状回復をした状態で」解約日にビルオーナーに渡す必要が」あります。ですので、原状回復の工事にかかる日数（1か月ほどかかる場合が多いが規模により変動します））を見積もって、その想定される期間の前にオフィスの引っ越し作業をしなければなりません。
オフィス移転担当者の注意点5.B工事とC工事の工事区分の違いを把握して予算感を把握する
これが初めてオフィス移転をやる方には少しとっつきにくい言葉かと思います。
「B工事」と「C工事」の違いは一体なんなのでしょうか。
「B工事」とは、新オフィスの工事予定のテナントに入る際に、「設備などビル全体の施設・安全性・工程に影響を与える可能性がある部分」に関して様々な規制があります。
入居する会社が選んだ施工業者がその部分を工事することができず、そのビル指定の業者に工事をさせなければならない部分の工事を「B工事」と言います。
また、このB工事の費用負担は、入居する会社がしなければなりません。
B工事をするビル指定の業者は競争がなく、1社に決まっているので、価格の硬直性が高く、予算が高くなってしまうという特徴があります。B工事が予算が多いほど予算が膨らんでしまうので、この工事区分の把握は担当者にとって必須といえます。
「C工事」とは、弊社の施工事例でよく見るような、一般的に思い浮かべる「移転先の新しいオフィスのテナント部分の内装工事」になります。こちらは信頼できる先の業者に相談し、納得のいく予算感で自分達のオフィスを作ることができます。
B工事でかかる予算とC工事でかかる予算を把握しつつ、引っ越しの予算や原状回復の予算も把握して、全体の予算感を完全把握している必要があります。
オフィス移転のわずらわしさをプロにお任せする手もある
ここまで、オフィス移転の担当者になったら把握して進めなくてはいけないことをおさらいしましたが、これを一人の担当者がやっていくのは至難の業です。必ずぬけもれや確認違いなどが出てきます。B工事や消防関係の確認など第三者とのやり取りも多く、複雑極まりない業務フローになってしまいます。
ぜひ、プロであるオフィス移転の業者に依頼するなども検討してみてはいかがでしょうか？
社内移転プロジェクトの本業に集中できる施工業者を選ぼう
オフィスの移転プロジェクトは、このようなこと以外にも席次を考えたり、また会社の規模によっては部署の組み換えがあったり、社内体制の変更などの社内的な改革もセットで行われることがほとんどです。そのようなプロジェクトに全力投球できるように、移転そのものの雑事が任せられる施工業者を選ばれるのも良いと思います。
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