目次
オフィス移転のプロジェクトマネジメント（PM）とは
＜プロジェクトマネジメント＞
プロジェクトマネジメントとは文字通り、「プロジェクトをマネジメントする人」つまりプロジェクトの進行を管理する役割の人をさします。
もともとは、IT業界などの情報分野でよく利用されている言葉で、システムやWebサイトなどの完成に向けてのスケジューリングやシステム開発のスケジュール管理などのマネジメントを行うこと（人）を指す場合に使われています。
＜オフィス移転プロジェクトマネジメント（PM）＞
オフィス移転プロジェクトマネジメントとは、オフィス移転計画の最初の段階から移転が完了し新しいオフィスで業務が開始されるまでの、さまざまな工事に関する手配や工程を管理しリードする役割のこと（人）をさします。
プロジェクトマネジメント（PM）の役割
プロジェクトマネジメントの役割は、オフィス移転の計画が立ち上がった後の、物件選定やオフィスデザインやレイアウト、什器の選定や内装工事などを経てオフィス移転が完了し、新しいオフィスでお客様がお仕事を開始できるようになるまでに発生する、全ての業者に対する手配や管理を行い、お客様の窓口になる役割があります。
オフィス移転をスムーズに行うためには、ビル管理会社との連携をはじめ、各種工事業者との調整やオフィス家具の納入、引越しの手配など流れを熟知している必要があるため、プロジェクトマネジメントが重要な役割を担っています。
オフィス移転プロジェクトマネジメントの流れ
プロジェクトを進める上で、お客様と業者にそれぞれ役割があります。
「お客様に行っていただくこと」と「プロジェクトマネジメントの役割」に分け、実際にオフィス移転プロジェクトマネジメントを行っている弊社ミライズワークスを例に解説していきます。
＜お客様に行っていただくこと＞
プロジェクトを進めるうえでお客様に行っていただくことは、下記の5つがあげられます。
・打ち合わせのご出席
・社内調整
・各事項の決定業務
・作業届や現状変更届の確認・押印
・キックオフミーティングのご出席
円滑にプロジェクトを進める為には、オフィス移転をされる会社様の内部調整が重要なポイントになります。
よくあるケースとして、内部での認識が異なっていた為に、打ち合わせが何度も必要になる場合もあるので注意が必要です。
＜プロジェクトマネジメントの役割＞
オフィス移転が完了するまでには、さまざまな手配や工事が必要です。
ミライズワークスではプロジェクトマネジメントを行うオフィスづくりの業者として下記のような業務を行っています。
不動産紹介
大手をはじめ様々な不動産会社と提携し、お客様の希望に合致した条件の物件をご紹介いたします。
選定した物件でどのようなレイアウトが可能かを事前に希望される場合は、テストフィットで図面に書き起こします。
オフィスデザイン・レイアウト
お客様のご要望やデザインのイメージをお伺いして、打ち合わせを重ねながらデザイナーが1社1社に合わせたオフィスデザインとレイアウトを作成します。
デザイン性はもちろんのこと、使いやすい動線計画、将来的な増席なども考慮したレイアウトを大切にしています。
間仕切・内装工事の手配
図面に書き起こしたデザイン・レイアウトが正しく施工されるように各種業者に手配します。複数の提携業者の中からコストや仕上がりなども考慮して選定します。
オフィス家具・インテリア販売
オフィスチェア・デスク・収納庫などの商品販売から、照明器具やブラインド、グリーンなどのインテリアまで商品1点からご注文いただけます。複数社から見積もりを取り、お客様のニーズと如何に合っているかを考え、透明性とコストパフォーマンスを追求した提案を行います。
また、昨今のトレンドを研究、オフィスの機能性を高めるフリーアドレスオフィスなどのご提案もいたします。
各種設備工事の手配・各種許可認可申請
オフィスとして機能させる為には、内装工事だけではなく通信設備などが必要です。
その他の工事も必要に応じて手配と管理を行います。
・ビジネスホンやLAN配線、無線環境などの通信関係の工事と設定の手配
・電気、空調、防災、防音、給排水工事など設備工事の手配
・防災関係、消防関係の必要な許可の取得など
セキュリティ対策
現代のオフィスで大切なのは、情報を守ることです。大切なオフィスを守る為に、お客様のご要望にあわせた最適なセキュリティシステムを導入いたします。個人情報も含め、PマークやISMS認証など情漏漏洩対策に関する認証取得支援を推奨し、資格に適したオフィス環境づくりをご提案します。
引越し・廃棄作業
新しいオフィスに移動するには、引越し作業は必須です。
スムーズに引越し作業が進むように、お客様に行っていただく作業を明確にお伝えします。
不要になったオフィス家具の廃棄や、産業廃棄物を適正に処理し産業廃棄物管理票（マニフェスト）の発行もいたします。
原状回復工事
オフィスを移転する際に、もともと利用していたオフィスは入居時と同じ状態に戻す原状回復工事を行う必要があります。原状回復工事は、ビル管理会社の指定業者となっている場合もありますが、適正な価格で工事をしてもらうための原状回復コンサルティングの依頼も適宜行っています。
プロジェクトマネジメントを業者に依頼するメリット
オフィス移転を行うには、さまざまな工事や手配が必要です。社内に専任の部署があれば対応する事も可能ですが、多くの場合は通常の業務と並行してプロジェクトを行う必要があります。
業者にプロジェクトマネジメントを依頼すれば、窓口を1本化でき業務を簡素化できるメリットがあります。
また、コストの削減やより良いオフィスづくりの提案を受けることができるのも、業者に依頼するからこそ得られるものです。
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まとめ
業者が行うオフィス移転のプロジェクトマネジメントには沢山の役割とメリットがあります。
普段通り業務を行いながらもより良いオフィス移転を実現するためには、専門業者にプロジェクトマネジメントを依頼した方が確実です。
ミライズワークスでは、オフィスづくりのプロジェクトマネジメントを行っています。
お客様に合わせたご提案でスムーズなオフィスづくりをサポートしていますのでお気軽にご相談ください。
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