オンラインに対応するには？
まずオンライン業務に必要な条件は４つあります。この４つを揃えることを目標としてオフィスづくりをすると、スムーズにオンライン業務を行うことが出来るでしょう。
①安定したネット環境
これはオンライン業務において、とても重要です。重要なWeb会議の途中で通信が切れてしまった、海外とのやり取り中に画面が固まってしまったなど、安定した通信が確保できていないと業務に大きな影響を与えます。
ネット環境はとどこおりなく通信できることはもちろん、トラブルが起きたときの修理をいかに迅速にしてもらえるか、という点も大きなポイント！価格ももちろんですが、そういったアフターケアの面も考慮して選ぶといいでしょう。
②ヘッドセット
パソコンに直接話しかけても会話はできますが、資料をめくる音やすこし声が小さくなってしまったときなど、Web上でのやり取りは簡単に音が聞き取りにくくなってしまいます。すみませんもう一度お願いします、というやり取りを何度も繰り返すはめに…。
そんなときにマイク付きのヘッドセットがあれば、相手の声の聞き逃しはもちろん、自分の声もはっきり伝わるので、ストレスなくコミュニケーションが取れるようになります。
③表情が見やすい照明
Web会議や面談となると、パソコンに内蔵されているカメラやテレカン用のカメラなどの画面を通しての通話になります。普段であれば問題なく過ごせる明るさであっても、カメラ越しに写ると暗く、コミュニケーションが取りづらくなってしまうことも。
対面とは違い相手の反応が見えにくいWeb上でのやり取りだからこそ、お互いの表情や動きなどをはっきりと見えるようにすることで、円滑な話し合いになるでしょう。
④個室型スペースの確保
これはオンライン業務ならではのことですが、個人デスクでWeb会議などを行うと相手の声が聞こえづらくなったり、会議中だと周りに気づかれず話しかけられたりなどの問題がよく起こります。
大きなオフィスへ移転する、オンライン用に新しく空間を作るといったレイアウト変更も方法のうちですが、いまあるオフィスを活かしてさっと1人、もしくは少人数の空間を作れるようなレイアウトもおすすめです。
①～③までは必要なものを買い足したり、揃えたりすることで解決しますが、すこし難しいのが④個室型スペースの確保です。今からオフィスを全てオンライン仕様につくりかえるわけにもいかないですよね。
ではいまあるオフィスを活かして、オンライン業務に対応できるオフィスづくりはどのようにすればよいのでしょうか。今回は、上記の④についてさらに詳しくご紹介していきたいとおもいます。
部屋をつくる、もしくは部屋をつくらない
オンライン業務に対応できるオフィスづくり、となると大きく選択肢は2つに分かれます。
１つはオンライン用に部屋をつくるレイアウトにする、もう１つはいまあるフリースペースを個室型に変えるなどしてオンライン用に部屋をつくらないレイアウトにすること。こちらの場合は、スペースの有効活用かつコスト削減にもつながります。
部屋をつくる
防音効果を考えた場合、一番良いのは新しくオンライン業務用に部屋をつくることです。とくに複数人参加型のオンライン業務を頻繁に行う場合は、部屋をつくることをおすすめします。では、つぎに部屋をつくる方法を具体的にご紹介していきます。
①欄間が閉じているパーテーションを利用する
天井まで高さがあるタイプのパーテーションを利用する方法です。ここでポイントなのが、欄間が閉じているものを選ぶということ！欄間というのは、パーテーションの上部にある開口部のことで、パーテーションにはさまざまな種類のものがあります。パーテーションによっては欄間が開いているものもありますが、これだと防音効果があまり期待できません。今後もオンライン業務は増える、もしくはメインになっていくという会社であれば、きちんとした防音効果が期待できるパーテーションを利用しましょう。
②いまある会議室を変える
オフィスを有効活用する、という面から考えると思い切っていくつかの会議室をオンライン業務用の個室につくりかえるという方法もおすすめです。もともと会議室であれば、ある程度の大きさはあるはずなので、個室スペースを複数準備することも可能です。オンライン業務が増えてきて、来客用の会議室をもてあましている…といった方は、ぜひ検討してみてください。
部屋をつくらない
いつもはデスク上で問題ないけれど、たまにオンラインでの業務がある、さっと1人の空間を作りたいなどの希望がある場合は、あえて部屋をつくらないという選択肢もあります。部屋を作らないということはその分大掛かりな増設費用がかからないので、コスト削減にもつながります。
①可動式のパーテーションを利用する
こちらはキャスターで動かせるものや、置き型のもの、ホワイトボード型のものなどいろいろなものがあります。小さいものであれば何枚か常備しておけば、さっと取り出せてすぐに個空間ができますし、少しスペースがあればどこでも設置することができます。
②置き型ワークブースを設置する
ワークブースというのは、電話ボックスのような個室のスペースのことです。天井が開いているもの、閉じているもの、1人用、複数人用などさまざまなタイプのものがありますので、業務に合わせて導入することができます。パーテーションのように大きな工事が必要なものではなく、パーツを組み立ててつくるため比較的短時間で設置できることが魅力です。
その他
レンタルオフィスを利用する
どうしても今のオフィスにスペースの余裕がない、オンライン業務を今後も実施していくかどうか予定が立っていないという場合は、レンタルオフィスを借りるという選択肢もあります。
毎月必要に応じて更新できますし、オフィス家具なども一からそろえる必要もありません。オンライン上の業務が発生する時だけそちらに移動するという手間はかかりますので、オフィスを増築する工数とコストを天秤にかけて検討してみてください。
まとめ
オンライン上で仕事ができるということは、移動の時間もなく世界中の人と繋がれるというビジネスの可能性を広げてくれます。新型コロナウイルスの収束の目処も立たないいま、今後もさらにWeb上でのやり取りが増えていく、むしろメインになっていくことが予想されます。
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