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オフィス移転プロジェクトマネジメントとは
オフィス移転プロジェクトとは、オフィスの移転を企画し、物件を探し、新オフィスを整備し、実際にオフィスを移転し、新オフィスで業務を開始できるようになるまでの一連の作業の総称、またその期間のことです。
オフィスの規模が大きければ大きいほど、大掛かりなプロジェクトになります。そして関わってくる人間や施工業者も多種多様です。
ビルオーナー、引越業者、配線業者、内装業者、什器調達業者、設備業者など、多くの場合、通常業務ではあまり関わらない分野の業者との綿密な打ち合わせが必要なプロジェクトです。
不慣れな分野にもかかわらず、規模が大きく、やり方次第で多方面に影響を与えるのがオフィス移転プロジェクトと言えるでしょう。
こういった際には、すでに関連業者とコネクションがあり移転作業に慣れた外部機関に、プロジェクトマネジメントを任せたほうが効率的です。
専門業者に頼ることで、結果的に移転費用の削減や面倒の回避につなげることができます。
オフィス移転プロジェクトマネジメント ミライズワークスの強み
MIRAIZ WORKSはオフィス移転プロジェクトマネジメントのプロです。ご提供するサービスと、依頼主のメリットをご紹介しましょう。
レイアウト・デザインはご納得頂けるまで修正
依頼主それぞれにオフィスレイアウトやデザインにはこだわりがあります。「実際に設計を頼んだけれど、出てきたデザインはイメージと違っていた」「うちの社風に合っていない」などという話は、あちこちで聞かれます。
依頼主のイメージするデザインや全体像を伝えることは、なかなか困難です。ミライズワークスで修正回数などの制限は設けず、お客様にご納得頂けるまで修正や再提案を行える体制を整え、少しでも依頼主様の理想に近づく努力をいたします。
こうして内装やデザインにとことんこだわることで、使い勝手が向上しオフィスの個性が花開くのです。
ご提案と合わせ、計画立案・スケジュール調整もお任せください。オフィス完全移転日から逆算し、レイアウトの確定期限、デザインと予算に合わせたそれぞれの工事の発注のタイミングのなども、一覧にまとめこちらからアドバイスいたします。
当然、スケジュールを逆算し、「いつまでにレイアウトを固めましょう」「いつまでに社内決定ください」「引越し当日の流れはこちらです」などご指示いたします。
依頼主様に必要な交渉はミライズワークスとの話し合いと決済だけ
ミライズワークスがオフィス移転プロジェクトマネジメントをワンストップで引き受けます。
退去時の原状回復工事の手配、オフィスレイアウトの設計、転居先オーナーとの交渉、各種施工業者の選定と内容の交渉、施工実施は依頼主の希望のもと全てこちらで引き受けます。
依頼主が相談する相手はMIRAIZ WORKSだけです。決済書類もこちらで用意します。
窓口を一本化することで、通常業務に影響を与えることなく、オフィス移転プロジェクトの検討と進行が可能となるのです。
スピードと対応力
依頼主を担当する全スタッフが、図面作成可能で現場を熟知しています。内部調整を最小限に抑えることで、スピード感のあるプロジェクト進行と実現が可能になりました。
依頼主の提案や質問にその場その場で対応でき、また様々な課題や急な変更に対し迅速な解決とサポートを志向します。
既知の取引先様とも良好な関係を維持しつつ契約交渉
すでに業務上の関係のある会社に、オフィス移転の一部業務を依頼することもあるでしょう。
そんな際の強気の価格交渉は気が引けてしまうものです。
間にミライズワークスを立てていただくことで、第三者を通した価格交渉が可能になります。依頼主と取引先の良好な関係を維持しつつ話し合いを進めることが可能です。
B工事の区分確認もお任せください
オフィス入居・移転の際の工事には、以下の3つの区分があります。
・A工事：建物本体に関わる工事でオーナーに契約権限。
例：ビル内共用部分の工事、外装、階段、消防設備、水道設備、セキュリティなど
・B工事：テナント契約者が要望を出すが、オーナーに契約権限。
しかしテナント内の工事であれば、費用負担はテナント契約者。
例：空調設備、排水設備、電源配線など
・C工事：テナント内部に関わる工事でテナント契約者に契約権限。
例：オフィス内装、オフィス家具、電話回線、LANの構築、照明など
このうち、B工事にあたる部分が、オフィス移転の際にはよく問題になります。B工事相当部分で想定以上に出費が重んでしまうのです。
これは、オーナー選定企業の見積もりで工事が進んでしまうことに原因があります。オーナーとしては施工の責任はあるものの、費用負担はテナント契約者に任せるので費用削減の認識がないのです。
このB工事部分の区分けは、オフィス契約それぞれで異なります。うまく部分確定を行いオーナーとも施工業者について交渉することで、費用削減の範囲は広がりますし出費をコントロールすることにも繋がります。
こうした交渉もミライズワークスの得意とするところです。
よくあるご質問
オフィス移転に関し、よくある質問とミライズワークスの対応例をご紹介しましょう。
どこから手をつけていいのかわからない
「今のオフィスでは手狭になった」もしくは「もっとアクセスのいい場所に移転したい」、そんな時オフィス移転が話題に登ります。
しかし、すぐに何をすべきか分かる方は少ないのではないでしょうか。
そういったシーンこそ、専門のプロジェクトマネージャーの出番です。ぜひミライズワークスにご相談ください。
依頼主の思いを大切にし最適なソリューションを、とことん話し合い、ご提供します。
費用感がわからない
オフィスと一言に言っても、使い方は会社によって様々です。皆さん一様に「費用を削減したい」とおっしゃいますが、個性のあるオフィスのためにはお金をかけるところ・かけないところのメリハリが必要です。
まずは現状のオフィスから「なぜ移転するのか」を具体的にお話ししましょう。
その上で「現状で受け入れられている点」「現状の不満点」を洗い出し、前者はそのまま、もしくはそれ以上の利便性を追求します。不満な点に関しては改善の方向でプロジェクトを進めましょう。
もちろん、新しいオフィスに今までなかったことを「希望」される社員の方もいらっしゃいます。そうした潜在的なお客様の希望も吸い上げて、これまでの経験とデータを基に新しいオフィスレイアウトを模索していきます。
レイアウト・デザインに制限を設けないミライズワークスなら、納得の費用感を導き出すことが可能です。
施工業者それぞれとの打ち合わせが煩雑
オフィス移転と一言で言っても、設計・内装・什器選定手配・引っ越し・配線・照明・電源管理など、多数の施工業者と交渉しなければなりません。
中にはほとんど同じことを頼むのに、少し違いで担当業者が異なるなどのケースもあるでしょう。
そうした際の発注依頼や打ち合わせは、内容が重複することも多いです。
ミライズワークスなら、今までの実績をもとに施工業者の選定から発注・施工・完了まできちんと管理可能です。
煩雑なやり取りで日常業務に支障が出ることはありません。
これからの働き方の提案
新型コロナウィルスの影響はさまざまな業界に影響を与えています。その影響はオフィスのあり方も変えつつあります。
リモートワークに注目が集まり本社機能の分散が進む中で、改めてオフィスの役割が見えてきました。働き方改革も浸透しつつあります。
パソコンを目の前にして行う作業のほとんどは、実際のところ場所を選ばずに作業が可能です。
「毎日同じオフィスに集まる必要はない」と考える会社が増えるのも自然なことでしょう。
しかし、同僚や職場のスタッフがそばにいないことの不安感が出てきたのも事実です。
在宅でのリモートワークでは、ビジネスとプライベートの切り替えが上手く行かない人も出てきています。
つまり常に同じ空間にいなくとも、ある程度「通勤の需要」はあります。
新たなオフィスの役割は、ただデスクがあって会議室がある「場所」としての視点にとどまりません。
改めて「通勤」と「オフィスの役割」に注目してみましょう。
通勤をリデザイン
時差出勤で、ラッシュアワーからの開放を模索してみませんか。
リモートワーク開始後、「通勤の苦痛から開放されてよかった」と感じた方は多かったようです。
もちろん東京などの都市圏と地方での地域差はありますが、ラッシュアワーに人が一斉に動くのはどこの世界でも共通です。
しかし、コロナウィルスの感染拡大を防止するためには、密を回避する必要があります。
そして、ラッシュアワーでの通勤で体力気力を消耗してしまうのであれば、それを回避したほうが業務効率は上がるでしょう。
スタッフが好きな時間に出社できる環境を構築できれば、業務への集中度合いも変わるはずです。そして、いつ来てもどこでも普段どおりに働ける環境がオフィスには求められます。
通勤スタイルから、働きやすく生産性の上がるオフィスのあり方も見えてくるのです。
社内コミュニケーションに注目
今まで注目されてこなかった、もしくは見落とされがちだった社内コミュニケーションのあり方に注目が集まっています。
「ちょっとした雑談が、実は業務の円滑運営には重要だった」
「Topからでも同僚でも顔が見える安心感」
「オフィス内のちょっとした移動が実はいい運動だった」
「アイコンタクトは重要」
「オンオフの切り替え」
「食堂や休憩スペースでの重要性」
など、こうした点が再評価されているようです。
定時出社・定時退勤がデフォルトでなくなる中で、時間にとらわれずに一緒に働く「チーム」としての雰囲気作りが大事になってきます。
新時代のオフィスづくりをミライズワークスと進めてみませんか？
まとめ
今回は、オフィス移転PMにおいて、専門業者を活用するメリット、これからのオフィスのあり方について書きました。
オフィス空間や必要な施設というのは、時代とともに変化していきます。
移転して場所が変わるだけでもオフィス内の雰囲気も変わりますし、良いレイアウトであれば業務効率も上がることでしょう。
オフィスのことならプロにおまかせ！なんでもご相談ください！
ミライズワークスでは、上記以外のオフィスファシリティに関するノウハウを多数掲載しています。
働き方改革や生産性向上のために、快適な空間へとつながる最適なプランをご提案します。
