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オフィスのお困り事件簿（２）｜会議室が空いていない・空いているかわからない
オフィスでお仕事をされていて、直面する様々な問題の数々・・
その事象をそのまま放っておくと、深刻な生産性不足や離職者の増加など、経営上大きな問題を引き起こす例が数々あります。
今回は、「オフィスのお困り事件簿」と銘打ったお悩みシリーズの第二弾として、「会議室の空室問題」に着目した記事にしたいと思います。
人員増加で必ず出てくる「会議室が空いていない」問題
会社の業績が良くなり、人員が増加してくると必ず起こる問題が、「会議室が空いていない」という問題です。
会議室の数に対して、打ち合わせの数が増えすぎてしまうのです。
適切な時間に会議をしようとすると、必ず誰かが会議をしている、といった状態が日常になります。
会議室が空いているかどうかを把握する手段
会議をするためには、まず、「一日のうちに会議室がいつ使われているか」ということを把握しておかなければいけません。
その把握のために、どのような手段があるのでしょうか。
１. 会議室に貼る「在空サイン」
まずは、会議室のいる・いないを判断するうえでまず挙げられるのが、「在空サイン」です。
よく会議室の外に貼ってありますよね。
代表的なものでいえば、「プラスチック製の”在室” “空室”と明朝体の文字が彫ってあって、それを横にスライドして表示を変えるもの」といえばわかりやすいでしょうか。
この他にも、金属製のものや木製のもの、今ではLED製のものもあります。
クラシカルですが、物理的に見ればすぐに中に人がいるかいないかがわかります。
参照
ダイカン／在空サイン
2. 会議室の在空がわかる上部欄間ガラス
代表的な例のもう一つは、「上部だけ欄間ガラスにする」という方法です。
会議室を完全に壁にふさがれていたら、中の様子がわからず、人が入っているか入っていないかはわかりませんが、
会議室の壁の欄間部分をガラスにすれば、中の照明が付いているか付いていないかで人がいるかいないかがわかります。
3. 会議室の在空がわかるガラスパーティション
「中の様子から判断する」という空室確認方法であれば、会議室の壁に「ガラスパーティション」を導入するというのも考えられます。ガラスをそのまま使ったのではクリアに中が見えてしまい、「会議中のプライバシー」については弱点があります。
ガラスパーティションを使用して、中の様子がわからないようにするためには、「ガラスフィルム」を透明なガラスに貼ってすりガラス調にします。
そのようにすれば、明るさも確保でき、なおかつ外から人がいるかいないかがわかり、その上誰が中にいるかはわからない、というプライバシーへの配慮を両立できます。
参考記事
「3M ファサラ ガラスフィルム」から新柄4種を発売
また、上記の方法よりもお値段は張りますが、調光ガラスで電気の力で透明な状態とすりガラスの状態を切り替えるガラスパーティションもございます。
参考記事
瞬間調光ガラス「ウム」西新宿K-1ビル施工事例
4. 会議室予約システム
会議室予約システムとは、会議室を人手のアナログな予約方法ではなく、システムを使って予約・管理できるものです。
人為的なミスを防いで、確実に空きが分かります。
一元管理しているので、会議室の稼働の無駄がなくなります。
会議室予約システムは、ミライズワークスでも導入支援をしております。
参考
イトーキ ／ 会議室予約表示システム conferio(カンファリオ)
打ち合わせをするのは、必ずしも会議室じゃなくていい
ここまで、会議室の在空が把握できる仕組みを御紹介してきましたが、やはり限られた会議室の数では、全ての打ち合わせが会議室で行なえるわけではありません。
また、打ち合わせの内容によってはクローズな空間で行なう必要がない、あるいはクローズな空間でやるべきではない打ち合わせもあります。そういった打ち合わせのニーズに対応できるように、
会議室の有効利用もはかりながら、会社内にオープンな打ち合わせスペースを作ることも同時にやっていくといいでしょう。
「オープンミーティングスペース」を作るメリット
クローズな会議室だけではなく、社内に壁で仕切られていない打ち合わせスペースを作ることには、多くのメリットがあります。
メリット1. 社内の情報共有化
オープンな打ち合わせは、社内の情報を共有化して、社内のナレッジを高めます。
部と部の交流にも、オープンな交流スペースは良いでしょう。
メリット2. 来客者・外部に対するブランディング
会議室が空いていなければ、来客者ともオープンなスペースで打ち合わせをすることがあります。
そのようなケースでも、オープンな空間のオフィスがブランディングになる、というメリットがあります。
そのブランディング効果が採用にも好影響を与えます。
クローズもオープンも大切。御社に最適な打ち合わせスペースを提案します
会社内には、クローズな会議室空間もオープンな打ち合わせ空間も、どちらも重要で必要です。
社内にどれだけの会議室と打ち合わせスペースが必要なのか、会議室を有効利用するためにはどのような施工方法・在空サイン・予約システムがいいのか、会社様の数だけ正解があります。
ミライズワークスでは、会議室や打ち合わせスペースの最適なソリューションを提供いたします。
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