引越し・廃棄

引越しの事前準備として、オフィスの移転やレイアウト変更時には、アドレス図と呼ばれる図面を用意します。アドレス図は、理想的な引越し作業を実現するためには欠かせません。
アドレス図とは、オフィスのレイアウトを図にしたものです。ゾーニングに沿って色分けされ、各ゾーンのオフィス家具やキャビネット等にナンバリングします。
ナンバリングステッカーの色はゾーンと同じカラーを使用します。ステッカーはオフィス家具などの見えやすい所に貼り、引越し当日はナンバーとアドレス図を基にオフィス家具やキャビネット等を設置していきます。
アドレス図は、物品をどこに運べば良いかがすぐに分かるのがメリット。作業当日に一枚ずつ持っておくだけでなく、拡大したアドレス図を複数箇所に掲示しておくと便利です。

移転計画の概要、引越しまでのスケジュール、各自の役割分担など社内への告知は可能な限り早めに行いましょう。
役割分担に関しては、自分たちで行うことと専門業者様が行うことを明確に分けて説明することで無用な混乱を避けることができます。また、引越し当日に誰が何をやるかは、遅くとも引越し1週間前までには決めておくことをおすすめいたします。
オフィスの引越しは、プロジェクトとして従業員様を巻き込むことが大切です。プロジェクト内容をメンバー間で共有できれば、効率よくスピーディーに作業を進めることができます。

梱包作業は引越しの2週間前くらいには始めておけば時間にも余裕が生まれやすくなります。
保管義務のある書類など、普段使わないものから梱包していき、梱包した荷物をまとめて保管するスペースも確保しておけばスムーズに作業がはかどります。
引越しを機に不要なものは廃棄して、移転先に持っていく荷物は極力減らすようにすることもおすすめいたします。

引越し当日の作業としては、旧オフィスから荷物を搬出することから始まります。
荷物を旧オフィスから搬出する順序は、移転先へ搬入する順序と逆にするようにすれば搬入作業がスムーズになりやすいです。
搬入作業・搬出作業時は、どちらのオフィスにも傷が付かないよう、出入り口やエレベーター、壁や柱などをしっかり養生することも重要です。

まず搬出するのは、ダンボールからというのが一般的です。ダンボールの搬出後は、オフィス家具（デスクやキャビネット）などの大きなものを搬出するようにします。このようにすれば、トラックの奥側にダンボール、手前側にオフィス家具など大きなものがある状態になり、移転先オフィスへの搬入作業がスムーズになります。

オフィスから出る廃棄物は、自治体ごとに程度の差こそあれ、オフィス家具（デスクやキャビネット）などは一般廃棄物として処分することはできず、「産業廃棄物」として処分する必要があります。
オフィスから出る廃棄物は適切に処分し、産業廃棄物処理に伴うマニフェストの発行なども必要になってきます。

産業廃棄物の収集や運搬、処理をする際には「マニフェスト」と呼ばれる管理票の交付が必要です。
マニフェストは産業廃棄物管理票ともいい、誰に依頼されてどのような処分をしたかを証明する重要な書類です。これは、廃棄物が適正に処理されているか確認するために用いられます。 マニフェストの発行は、処分した業者様だけでなく依頼した会社の責任も明確にするための制度で、マニフェストの発行義務は、本来は廃棄物を出した会社にあります。
しかし、実際は委託された運搬業者様が代行して作成するケースがほとんどです。これは、運搬業者様のほうが廃棄物の処理に詳しく、マニフェストについての知識もあるためです。

産業廃棄物の運搬や処理を依頼する際は、業者様がマニフェストを交付してくれるかを必ず確認する必要があります。
「格安だから」などの理由だけで廃棄物処理の業者様を選ぶのは非常に危険です。廃棄物処理について最後までしっかりと対応し、マニフェストを発行してくれる業者様に依頼しましょう。
ただし、委託された運搬業者様がマニフェストを用意するのはあくまで代行業務です。マニフェストの交付や記載事項に関して、責任を問われるのは処理を依頼した会社になりますので、マニフェストについてはある程度の知識を身に着けておくことをおすすめいたします。

オフィス家具の中には専門の業者様による買い取りで、リサイクルが可能なものもあります。
産業廃棄物として処分する前に、買い取りが可能かどうか合わせて確認してみることをおすすめいたします。
専門の業者様に買い取ってもらうことができれば、処分する費用を抑えることが可能です。